Veranderende markt vraagt om betere communicatie
Deli Home Products, met merken als Bruynzeel, CanDo en Lundia, is in de Benelux een van de grootste leveranciers van doe-het-zelf-artikelen en woninginrichting. Ook in het segment van professionele bouwmaterialen wordt Deli Home Products inmiddels een belangrijke speler.
Hoe moet je samenwerken om voorop te kunnen blijven lopen in de internationale retail en e-commerce? En welke tools heb je daarvoor nodig? Dit zijn de vragen waar Bob Furrer, Manager Information Services bij Deli Home Products, zich dagelijks mee bezighoudt. Het bedrijf hanteert geen cloud-first of cloud-onlystrategie, maar kijkt heel bewust eerst welke manier van werken bij de strategische doelen past, alvorens naar de technologie te kijken.
Veranderende markt
De motivatie voor de Journey to the Cloud zit hem voor Deli Home Products vooral in de veranderende markt. Furrer: ‘De traditionele doe-het-zelver bestaat eigenlijk niet meer. De doelgroep 20-35 jaar klust gewoon niet. Voor die groep zijn kant en klare producten belangrijk. Die kopen geen bouwhout of ruwe materialen meer. Ook groeit de do for me-markt enorm. Klussen worden steeds meer uitbesteed via sites als Werkspot. Maar die klusjesmannen gaan niet naar de bouwmarkt, die gaan naar de groothandel. Dus moeten onze producten daar ook liggen. En dan is er natuurlijk de online markt, die heel belangrijk geworden is. Al deze ontwikkelingen bij elkaar eisen van ons dat we veel meer productkennis hebben, dat we meer innoveren en meer samenwerken met externe levanciers, bijvoorbeeld technische bureaus die nieuw producten ontwikkelen. Voor die samenwerkingen heb je echt andere IT nodig.’
Voor betere samenwerking heb je echt andere IT nodig.
Betere communicatie
Een Journey to the Cloud raakt alle facetten van de bedrijfsvoering. Bijzondere aandachtsgebieden bij Deli Home Products zijn de migratie van alle fileservers naar SharePoint Online, de inzet van Skype for Business als primaire communicatietool, een overkoepelend security-aanpak, OneDrive opslag voor individuele gebruikers en governance en adoptie. Vooral dat laatste vergt aandacht en investeringen.
Furrer: ‘De cloud op zich interesseert me niet zo heel veel. Laten we eerlijk zijn: de overgang naar Office 365 werd min of meer afgedwongen vanuit Microsoft. Maar als je zo’n product verkeerd inzet, dan helpt het je niet. Dan hindert het de samenwerking zelfs. Wat we willen is de onderlinge samenwerking verbeteren, zowel binnen het bedrijf als binnen projecten. We zijn onze hele organisatie aan het kantelen, van het werken in bedrijven en juridische eenheden naar het werken per productgroep. Daar hebben we betere communicatie voor nodig, intern en extern. Onze vraag aan Portiva was het maken van een quickscan van waar we stonden. Vervolgens brachten we de gewenste eindsituatie in kaart en maakten we een roadmap om daar te komen.‘
Op weg naar de digital workplace
‘Hoe die eindsituatie er voor mij uitziet? Wij willen toe naar een echte digital workplace. We willen beter samenwerken door techniek. Ik zal een voorbeeld geven. Onze producten liggen overal: bouwmarkten, groothandels, enzovoort. Je komt ze dus regelmatig tegen. Valo en Yammer geven onze mensen de kans om dan met hun telefoon even een foto te maken en op het intranet te zetten. Zo gaat voor iedereen het product meer leven.’
Een foto maken met je telefoon en op het intranet zetten. Zo gaat het product veel meer leven.
Maar ook directe besparingen in tijd, geld en energie zijn in scope: ‘We zijn veel onderweg en vaak in het buitenland. In plaats van vliegtickets kopen en moeizaam afspraken plannen, kunnen we een deel van de communicatie via Skype doen.’
Wat betreft het integreren van andere systemen is Furrer terughoudend. De structuurwijzigingen bij Deli hebben ertoe geleid dat er 5 ERP-systemen moeten worden geïntegreerd in één SAP-implementatie. Een beperkte integratie met het CRM, Microsoft Dynamics, staat wel in de planning: ‘We willen documenten die relevant zijn voor het CRM ook daar beschikbaar maken, zonder ze op twee verschillende plaatsen te bewaren. Op die integratie na blijven het twee verschillende systemen.’
Intranet: sociaal en responsive
Een responsive, sociaal intranet is een belangrijk onderdeel van de digitale werkplek. Parallel aan de Journey realiseerde Portiva bij Deli een intranet op basis van Valo. Hoewel de twee traject onafhankelijk van elkaar werden gestart, passen ze mooi in elkaar.
Furrer vertelt: ‘Ons oude intranet was on-premises SharePoint en werd intensief gebruikt. Maar we wilden meer functionaliteit en we wilden het beter beschikbaar maken voor mensen die niet op kantoor waren met een responsive vormgeving. Integratie met O365 was ook belangrijk, vooral met Yammer. Er waren hiervoor meerdere opties. We hebben overwogen om een heel nieuw intranet te bouwen, maar de optie waar we het meest in zagen was het omzetten van het bestaande intranet naar SP Online met een nieuwe look and feel. Toen kwam Portiva met Valo op de proppen en dat voldeed aan onze eisen, met het voordeel dat het een kant en klaar product was.’
Deli Home Products en Portiva
‘De relatie met Portiva bestond al langer. Dat is 5 jaar geleden begonnen. We hadden intern een beheerder voor het intranet, maar die wilde graag binnen de organisatie iets anders gaan doen. We misten dus ineens kennis over het beheren van SharePoint. Onze organisatie is te klein om alles zelf te kunnen, dus ben ik op zoek gegaan naar een betrouwbare partner. Hoe ik bij Portiva terecht ben gekomen? Ik weet het eigenlijk niet meer precies. Ik ben geloof ik iemand van jullie tegen het lijf gelopen op een SharePoint-dag. Het belangrijkste is: wij zijn geen multinational. Deli Home Products is een bedrijf met ongeveer 600 werkplekken. We zoeken dus partners die dat als sweet spot hebben. Partners waar je geen nummer bent, maar waar je ook niet het gevoel hebt dat je de enige klant bent.’
‘Wij gaan altijd voor langdurige samenwerkingen. We willen werken met betrokken partners, gespecialiseerde bedrijven met een duidelijke expertise. Portiva past daar goed in.’
We werken met betrokken partners, gespecialiseerde bedrijven met een duidelijke expertise. Portiva past daarbij.
Adoptie versus governance: af en toe moet de rem erop
Inmiddels zijn de quickscan en de roadmap afgerond en is de implementatie gestart. Maar iedere organisatieverandering kost tijd, dat is bij Deli niet anders. Furrer is daar realistisch in: ‘We zijn er nog lang niet. En het hoeft ook allemaal niet dit jaar. Ik denk wel dat de techniek er is om het voor elkaar te krijgen. Onze IT’ers nemen nieuwe technologie moeiteloos in gebruik. Ook de business adopteert dingen heel erg snel. Zo snel, dat we het soms niet helemaal onder controle hebben. Zo zie je dat er in het begin de meest onzinnige groepen worden aangemaakt. Dat is nu prima, maar na een tijdje moet wel de rem er weer op.
We zijn er nog lang niet. En het hoeft ook allemaal niet dit jaar.
Neem de fileshare van Category Management. Die is een chaos. Echt spaghetti. Niemand kan iets vinden. Dat ruim je natuurlijk op voordat je hem overzet naar de cloud, maar zonder governance wordt het weer een puinhoop. We moeten anders werken om de samenwerking echt te verbeteren. Governance is belangrijker dan technologie.’
