Valo

SharePoint Online

Klantcase

Adoptie

Microsoft Teams

Valo en SharePoint Online voor Enexis Groep

Adoptie als cruciale factor

Enexis 1
Enexis Groep brengt energie. Letterlijk, want het netwerkbedrijf zorgt ervoor dat ruim drie miljoen klanten gas en elektriciteit kunnen gebruiken. Maar ook figuurlijk, want het is een organisatie die heel goed begrijpt waar het bij IT om gaat: dat mensen goed hun werk kunnen doen. In een prettige, soepele samenwerking tussen de afdelingen Communicatie en IT en het team van Portiva beleefden hun nieuwe intranet op SharePoint ‘een droomlancering’.

191008_3933Een goede manier om bestanden te delen en een goed intranet zijn onmisbaar voor Enexis Groep, met bijna 6000 werkplekken op een twintigtal locaties en honderden monteurs die de hele dag onderweg zijn. Toen SharePoint 2013 vervangen moest worden, had de organisatie op veel andere fronten de stap naar de cloud al gemaakt. Wij hadden al meegewerkt aan de uitrol van Microsoft 365 en de IT-afdeling waar Myriam Zwerver als architect verantwoordelijk is voor Microsoft 365 en alle Enterprise Content Management bij Enexis Groep, voerde een ‘cloud, tenzij’-strategie die bijna automatisch de online variant van SharePoint als opvolger aanwees.

Verouderde modules en vreemde bugs...

Maar het eindigen van de ondersteuning was niet de enige reden om over te gaan. De omgeving was inmiddels ook moeilijk te beheren. Met veel maatwerk, allerlei gekoppelde API’s, apps die in iframes getoond werden en andere integraties die steeds meer gingen lijden onder hun leeftijd. Myriam: “Het kostte heel veel tijd om een scherm of een functie toe te voegen en verouderde modules zorgden voor allerlei vreemde bugs. Het gebeurde soms dat we dingen echt niet meer werkend kregen.”

" We zagen dat onze monteurs alleen op vrijdag even 10 minuten op het intranet kwamen, om hun uren in te vullen. "


Out of the box intranet

170602_0972Renate Kunst, communicatieadviseur en eigenaar/opdrachtgever van het nieuwe intranet, vult aan: “Er was ook geen mobiele app voor het intranet. Dat is lastig voor de technische mensen die de hele dag in het veld aan het werk zijn. We zagen dat onze monteurs alleen op vrijdag even 10 minuten op het intranet kwamen, om hun uren in te vullen. En ik weet dat het niet het belangrijkste is hoor, maar het zag er ook echt niet meer uit.”

Andere argumenten die hielpen om andere stakeholders over de streep te trekken, waren compliance- en securityzorgen rondom de on premises-omgeving en de mogelijkheid om een vrijwel onderhoudsvrij out of the box intranet aan te schaffen op basis van SharePoint Online. Daarbij viel de keuze vrij snel op Valo. En omdat Portiva Valo-partner is waren we de aangewezen partij om het technische deel van de implementatie op ons te nemen.

Technische implementatie

Omdat we al intensief samenwerkten met Enexis Groep, konden we deze implementatie snel opstarten. Workshops met de businessgebruikers leverden ons de inzichten die we nodig hadden om een informatiearchitectuur te ontwerpen. We inventariseerden bij alle gebruiksgroepen wat er nodig was aan functionaliteit en vertaalden de wensen op het gebied van vormgeving naar layout en styling. Daarbij moesten we er rekening mee houden dat het bij een standaardinstallatie moest blijven en voegden dus geen code toe. Nadat we de technische installatie op de omgeving van Enexis Groep hadden gedaan, implementeerden we deze ontwerpen. De feedback op die eerste versie gebruikten we om de implementatie nog te verfijnen voordat hij in gebruik genomen werd. 

Enexis banner 4

Zwaar ingezet op adoptie

Maar de adoptie van een intranet is net zo belangrijk als de technische en functionele implementatie. Met de hulp van adoptiebureau Evolve, een grondig adoptieplan, ambassadeursgroepen, veel communicatie en trainingen voor management, redacteuren, medewerkers en andere doelgroepen was daar binnen dit project veel aandacht voor. Deze zware inzet op adoptie verklaart voor een groot deel het succes van dit project. Renate: “We hebben communicatie en adoptie steeds als een wezenlijk deel van het project gezien en mede daardoor hebben we een droomlancering gehad. Doordat we veel voorwerk hebben gedaan, hadden we heel weinig nawerk.”

" De zware inzet op adoptie verklaart het succes van dit project. "

Om feedback te verzamelen van gebruikers, werd Forms gebruikt. Een mooi voorbeeld van adoptie in actie: niet alleen wordt het ophalen van input uit de organisatie als een belangrijk deel van het proces gezien, het gebeurt ook meteen met behulp van het  platform. Zo went iedereen al tijdens het project aan nieuwe manieren van samenwerken.

Banner 8

Samenwerking IT en communicatie

Het samenspel tussen Communicatie en IT liep daarbij uitstekend. Myriam: “We hebben het echt samen gedaan. Van de selectie van het platform tot en met de uitrol. Met de mensen van Portiva erbij die het technische werk voor hun rekening namen, vormden we een hele effectieve driehoek.”

" We hebben het echt samen gedaan. "

Renate: “Het succes zit hem in hoe wij elkaar opzoeken. Portiva past daar goed bij. Ze zijn goed, maar ook communicatief en ze willen het net als wij graag samen doen.” Door corona moest het hele project wel ineens online. Een geplande tour langs alle locaties in het land moest worden afgezegd. Alle presentaties en trainingen werden via Teams gegeven. En gek genoeg maakte dat het uiteindelijk juist makkelijker. Het maakte niet meer uit waar iedereen was: iedereen kon meepraten, deelnemen en vragen stellen. Omdat de mensen van de buitendienst online wel moeilijker te bereiken zijn, ging communicatie ook via het papieren personeelsmagazine en werd bepaalde informatie in druk naar huisadressen gestuurd.

Alleen de styling aangepast

Het allermooiste aan Valo als product, is dat het de ‘out of the box’-belofte ook echt waarmaakt. Renate: “Eenvoudiger beheer was een belangrijk argument om aan dit project te beginnen. We zijn dus heel erg streng geweest bij het voorkomen van maatwerk. We gebruiken echt alleen functies van Valo, soms op hele andere manieren dan hoe ze bedoeld zijn, maar we hebben alleen de styling aangepast.

Vooral de FAQ-functie van Valo is binnen Enexis Groep populair en wordt toegepast om allerlei soorten content in onder te brengen. Creativiteit die een gevolg is van de harde eis dat het bij een standaardimplementatie zou blijven, zonder onderhoudsintensief maatwerk.

Dat betekende ook dat sommige dingen niet konden. Zo bleek de standaard Valo-app niet helemaal aan de eisen te voldoen en kijkt Enexis Groep nu naar de inzet van de standaard SharePoint-app of naar Valo Connect, dat Valo integreert in Teams. De introductie van Valo Connect kwam pas na de livegang van dit project, dus besloten Myriam en Renate dit in een later stadium verder op te pakken.

Verder met Teams

Met Microsoft 365, SharePoint Online en Valo nu volop in gebruik, is het sowieso een logische stap om verder te gaan nadenken over de adoptie van Teams. Daar zijn Myriam en Renate dan ook al volop mee bezig. Teams is binnen Enexis Groep op dit moment nog vooral een communicatiemiddel. Maar zeker voor mobiel gebruik door monteurs ziet Enexis Groep veel mogelijkheden.

" We wisten dat deze ontwikkeling gaande was, dus zijn we drie jaar geleden al begonnen met governance. "


Het gebruik van Teams is ook bij Enexis Groep door corona sterk toegenomen. Er is een groep gebruikers ontstaan die Teams zeer actief gebruikt. Dat begint meestal met vergaderen, dan volgen chat en andere samenwerkingsfeatures. Deze wat losse, spontane benadering van adoptie van Teams is mogelijk omdat Enexis Groep qua governance goed op orde is. “We wisten dat deze ontwikkeling gaande was, dus zijn we drie jaar geleden al begonnen met governance-beleid,” vertelt Myriam. “Wij zijn nu aan het nadenken over verdere inzet van Teams en over hoe we Teams en SharePoint het beste kunnen combineren en integreren.”

Enexis Banner 2

Samen de toekomst in

Voor ons als Microsoft-specialist is het fantastisch geweest om samen met Enexis Groep deze stappen te kunnen zetten. En het bedrijf is niet van plan te stoppen met innoveren. Niet alleen de ontwikkeling van Teams volgt het bedrijf op de voet, ook de nieuwe mogelijkheden van Power Automate, Microsoft RPA, AI, virtual assistants en samenwerken in 3D staan op de roadmap.

Nieuwsgierig?

Wil jij ook dat IT het verschil maakt binnen jouw organisatie door middel van goede adoptie? Of wil je meer weten over Microsoft 365, Valo of SharePoint Online? Neem dan nu contact met ons op!

Dit vind je vast ook interessant.