Bij Portiva zijn we enthousiaste Microsoft Teams gebruikers. Een van onze favoriete features is ‘e-mail a channel’. Hiermee stuur je een e-mail naar een team channel en maak je de inhoud zichtbaar voor alle teamleden. In deze blog vertel ik je meer over deze feature en hoe het ons helpt om efficiënter te communiceren.
Een nieuwe manier van conversaties voeren
Binnen Teams wordt volledig chat-based gecommuniceerd. Je kunt per Team heel makkelijk verschillende channels maken om conversaties te groeperen. Zo kun je de channels bijvoorbeeld inrichten op basis van onderwerpen, projecten of disciplines. Wat voor jouw teamleden het beste werkt.
Het mooie aan Teams is dat de gehele gespreksgeschiedenis in een channel bewaard blijft. Word je later aan het Team toegevoegd, dan kun je dus alle informatie makkelijk teruglezen. Cruciale informatie zit niet meer verstopt in e-mails die jij (wellicht) nooit hebt ontvangen.
Ik vind het echt een verademing om met collega’s te chatten in plaats van te e-mailen. Het voelt veel logischer omdat reacties rondom een vraag, actie of document bij elkaar staan. Het e-mailverkeer binnen Portiva is door het gebruiken van Teams dan ook een stuk verminderd. Maar als ik eerlijk ben zal e-mail bij ons nooit helemaal verdwijnen, en dat hoeft ook niet. Voor veel scenario’s is e-mail nog steeds heel waardevol. We zijn dan ook heel blij met de ‘e-mail een channel’ functionaliteit in Teams.
Hoe werkt het?
Je kunt het e-mailadres van een channel ophalen door rechts te klikken op het channel en te kiezen voor ‘Get email address’.
Stuur vervolgens een e-mail naar het betreffende adres. Bijvoorbeeld een e-mail die je zelf naar iemand hebt gestuurd of e-mail die je hebt ontvangen. De e-mail komt binnen in de conversaties tab van het channel en wordt getoond als een nieuw bericht. Je ziet een preview van de inhoud en het allermooiste is dat de bijbehorende attachments worden meegestuurd én opgeslagen in het channel. Onderwater wordt er namelijk een nieuwe map gemaakt in de documenten tab van het channel, genaamd ‘e-mail berichten’.
Teamleden kunnen direct het gesprek aangaan over de e-mail of ervoor kiezen de originele mail te lezen in Outlook.
Hoe gebruiken we het bij Portiva?
Binnen Portiva werken wij projectmatig voor onze klanten. Er wordt hierbij veel extern gecommuniceerd met de opdrachtgevers, ook via e-mail. Het is inmiddels mogelijk om externen toegang te verlenen tot Teams en channels. In de praktijk is dat alleen niet altijd handig of wenselijk. Wij hebben daarom een duidelijke werkwijze rondom e-mail in projecten.
- Aan het begin van een project spreken we af wie het e-mailcontact onderhoudt met de opdrachtgever. Meestal is dit de Projectleider.
- We sturen geen e-mails en cc’s meer naar teamleden. Nee echt niet! Als de inhoud van een e-mail relevant is (of kan zijn) voor de rest van het team dan sturen we het naar het channel. Denk aan e-mails met afspraken of waarin veranderingen worden aangekondigd.
- We sturen een @mention als we een actie van een teamlid verwachten. Zonder een @mention is het bericht enkel ter informatie. Teamleden liken het bericht om te laten zien dat ze het gelezen hebben.
- Documenten die we via e-mail binnenkrijgen worden direct in het channel geüpload of via de ‘e-mail a channel’ functie doorgestuurd. Het channel is dé centrale plek waarin we samenwerken in een document. Een aangewezen teamlid deelt het document wanneer het gereed is met de contactpersonen bij de klant.
- We spreken elkaar aan op gedrag. Ook binnen Portiva ondergaan we met Microsoft Teams een gedragsverandering. Merken we dat teamleden elkaar bijvoorbeeld toch e-mailen, dan spreken we elkaar daar op aan. Zo delen we geregeld een #virtueletikopdevingers uit om elkaar op een grappige manier op iets te wijzen. Ook evalueren we het gebruik van Teams en onze online communicatie in de project overleggen.
Wat kan er nog beter?
De 'email a channel' feature zou nog makkelijker worden als het e-mailadres van een channel logisch zou zijn opgebouwd. Het e-mailadres bestaat nu namelijk uit een code en niet uit de channel naam. Omdat niemand die code kan onthouden moeten we het e-mailadres altijd kopiëren vanuit Teams middels ‘get e-mail address’. In de Microsoft Tech Community is er een interessante thread waarin mensen verbetervoorstellen doen voor de opbouw van het e-mailadres. Zo oppert iemand te kiezen voor <team naam>@domein.com en via het onderwerp een hashtag mee te geven met #<channel name>. Ik ben benieuwd waar Microsoft mee gaat komen!
https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Teams/Can-I-Email-to-a-Team-channel/td-p/27042
