Veel organisaties zijn continu bezig met verbetertrajecten om te kunnen voldoen aan de veranderende klantvraag of gewijzigde wet- en regelgeving. Deze trajecten zijn vaak IT-gedreven en complex, vragen veel inspanning van de organisatie en duren lang. Soms is een dergelijk traject echt nodig. Maar vaak kun je ook met kleine veranderingen een grote impact maken.
Tools binnen Office 365
Binnen Office 365 zijn verschillende tools beschikbaar die je als gebruiker kunt inzetten zonder tussenkomst van ICT. Denk daarbij bijvoorbeeld aan oplossingen binnen SharePoint, PowerApps en Flow. Door deze bouwstenen juist in te zetten, kun je de kwaliteit van je product of dienstverlening verbeteren of zorgen dat je meer tijd overhoudt voor andere zaken. Om je te inspireren, zetten we vijf voorbeelden op een rij.
1. Contractbeheer
Arbeidscontracten, inkoopcontracten, klantovereenkomsten. Bij elke organisatie liggen stapels contracten die gemonitord moeten worden. Door deze contracten, inclusief verloopdatum, in SharePoint te zetten, kun je een melding ontvangen zodra een contract verloopt. Je kunt het contract dan tijdig opzeggen of kunt opnieuw gaan onderhandelen. Ook kun je een overzicht genereren van al je lopende en gesloten contracten vanuit verschillende invalshoeken, zoals per type contract of contracten per leverancier.
2. Inkomende facturenstroom
Bij veel organisaties komen facturen binnen in een gedeelde mailbox, zoals facturen@ of inkoop@. Als er facturen binnenkomen kun je er met Flow voor zorgen dat die automatisch worden opgeslagen in SharePoint, met daaraan een bepaalde status gekoppeld. Vervolgens kun je het hele goedkeuringsproces voor inkomende facturen inrichten. Zo kun je voorkomen dat spookfacturen betaald worden en zorg je ervoor dat de juiste bedragen worden doorbelast.
3. Declaratie-app
Met PowerApps kun je op basis van een sjabloon een declaratie-app maken. Hiermee zorg je dat de medewerkers op een eenvoudige manier onkostendeclaraties kunnen indienen vanaf hun mobiele telefoon. Om ervoor te zorgen dat declaraties tijdig worden ingediend kun je, automatische reminders instellen, of een flow inrichten die een mail verstuurt als declaraties ontbreken.
4. Notificatie bij negatieve communicatie-Flow
In Flow kun je, ook weer gewoon op basis van een standaard sjabloon, bijhouden wanneer er negatief over je bedrijf of merk wordt getweet. De Cognitive Services Text Analytics-API controleert of een bericht negatieve sentimenten bevat. Als dat zo is, krijg je een bericht met een link naar het Twitter-bericht.
5. Indienen van vergaderstukken
Er wordt veel vergaderd in het bedrijfsleven en dat gebeurt niet altijd even efficiënt. In SharePoint kun je de documentbibliotheek zo inrichten dat vergaderstukken automatisch geordend worden per vergadering en in volgorde van de agenda. Je kunt hiervoor een proces inrichten met Flow die ervoor zorgt dat de stukken meteen worden omgezet in pdf-formaat, zodat ze daarna niet meer aangepast kunnen worden.
Continu verbeterproces inrichten
Dit zijn een paar voorbeelden van kleine verbeteringen die ervoor zorgen dat je elke dag een beetje meer tijd overhoudt voor andere zaken. Zo kun je onnodige handelingen elimineren. Maar hoe zorg je nu dat iedereen in je organisatie alert is en blijft op verbetermogelijkheden? Geef het een structurele plek in je team. Zet verbeterideeën in een planbord in Microsoft Planner. Beoordeel deze periodiek op toegevoegde waarde en haalbaarheid. Plaats de items op verschillende lijsten. Het ene idee komt op de lijst ‘backlog’, het ander op de lijst ‘sprint backlog’ en weer een ander op de lijst ‘ooit’. In planner kun je eenvoudig taken toewijzen aan collega's en kun je de voortgang monitoren. Zo til je beetje bij beetje je teamproductiviteit naar een hoger niveau en krijg je veel meer focus in je werk.
Wil niet te veel
Mijn tip: pak niet te veel punten tegelijk op. Het risico is dat er dan niets gebeurt. Bepaal maandelijks hoeveel verbeteringen je wilt doorvoeren en evalueer steeds de doorgevoerde verbeteringen.
Meer weten?
Kun je wel een beetje hulp gebruiken bij het spotten van verbetermogelijkheden en het realiseren hiervan? Wil je dat key users getraind worden? Je bent van harte welkom voor een kop koffie of thee bij ons in de Caballero Fabriek in Den Haag. Bel even met 070 – 820 02 31 of neem contact op via het contactformulier en we regelen een afspraak!
Erik Rutters
*Definitie begrippen:
Backlog:
De backlog is een term die gebruikt wordt in Scrum. Het bestaat uit een lijst met items (User Stories) die uitgevoerd moeten worden door je team.
Sprint backlog:
De sprint backlog is een takenlijst die door het team uitgevoerd moet worden tijdens de sprint. Hier is dus al een specifieke deadline aangegeven._
