Wij mensen zijn gewoontedieren. Verandering kost tijd, moeite en energie. Dat geldt ook als we te maken krijgen met een nieuwe technologie of een andere manier van werken. Hoe groter de impact op het werkproces, hoe moeilijker we het vinden ons daaraan aan te passen. Pas als duidelijk is wat de verandering precies is en hoe het je gaat helpen, dan gaan we de verandering omarmen.
Goede training is essentieel
Dat proces van omarmen kun je versnellen door te zorgen voor goede training. Dat betekent niet slechts een handleiding schrijven. Een goede training kan bestaan uit een-op-een-coaching, een live of virtuele groepstraining, een webinar of een virtuele tour. Maar soms is de impact van een verandering zo groot dat er zwaarder geschut nodig is. Dan kan gamification uitkomst bieden.
Mogelijke scenario’s van verandering
Laten we eerst eens kijken welke businessscenario’s in aanmerking komen voor verbetering. Wij helpen onze klanten om mogelijke scenario’s in kaart te brengen met een eenvoudig model. Op de x-as zetten we de complexiteit, op de y-as de impact. Zo komen we tot de volgende vier scenario’s.
1 Lage impact en een lage complexiteit
Dit zijn de veranderingen die eenvoudig zijn door te voeren en waar mensen niet veel van zullen merken. Denk aan de overstap van Office op je computer naar Office Online. Het is een wijziging die niemand echt spannend zal vinden. Het levert je wat handige voordelen op, maar je wordt niet direct gigantisch veel efficiënter. Een eenvoudige (online) training, een virtuele tour of een webinar is vaak voldoende om je medewerkers deze verandering te laten omarmen.
2 Hoge impact en een lage complexiteit
Dit is het zogenaamde low hanging fruit. Deze verandering is niet moeilijk om door te voeren maar de impact is heel hoog. Iedereen zal profijt ondervinden van deze verandering. Een voorbeeld van een dergelijke verandering is het aanzetten van multifactor authenticatie. Technisch gezien is dit betrekkelijk eenvoudig, de mogelijkheid zit al standaard in Office 365. De impact op je security is echter heel hoog; de kans dat je accounts worden misbruikt neemt drastisch af. Voor deze verandering is een simpele how-to of een kort filmpje afdoende.
3 Lage impact en een hoge complexiteit
Deze veranderingen zullen niet vaak plaatsvinden. Denk aan specifiek maatwerk waar misschien 2% van de organisatie profijt van gaat hebben. Wellicht de moeite waard, maar het zal niet bovenaan de lijst staan. Wordt de verandering wel doorgevoerd, dan zullen die paar collega’s die er profijt van hebben een groepstraining of een-op-een-sessie nodig hebben. Daarnaast moet men steeds kunnen teruggrijpen op een virtuele tour of een – online – naslagwerk.
4 Hoge impact en een hoge complexiteit
Deze veranderingen vereisen een projectmatige aanpak om ze goed te organiseren. Een mooi voorbeeld hiervan hebben we onlangs meegemaakt bij een grote projectontwikkelaar. Deze klant heeft vestigingen over de hele wereld. Alle vestigingen werken met Office 365 en SharePoint, maar elk land heeft te maken met eigen werkprocessen, taalinstellingen, wetten en dergelijke. Als ergens een project afgerond wordt, moet dat netjes en consistent gedocumenteerd worden om dat op een later tijdstip te kunnen gebruiken bij het maken van nieuwe offertes. Dat was een leuke uitdaging.
Naar een uniforme manier van werken
Wij hebben voor deze projectontwikkelaar een toepassing ontwikkeld in Office 365 die dit mogelijk maakt. Door iedereen op dezelfde manier te laten werken is het nu eenvoudig om informatie klaar te zetten voor een nieuwe offerte. Door een aantal velden aan te vinken en een bepaald sjabloon te selecteren wordt nu een groot deel van de offerte met een druk op de knop gegenereerd.
Gamification als doeltreffend trainingsmiddel
Klinkt simpel maar heeft heel wat voeten in aarde gehad om dat te realiseren. In alle landen moest men anders gaan werken om uiteindelijk voor de projectontwikkelaar als geheel veel meer efficiency op te leveren. Daar was een stevige training voor nodig. Maar hoe train je 10.000 mensen? Een live training geef je aan een groep van zo’n twintig mensen. Digitaal kun je misschien 100 mensen trainen, maar de interactiviteit wordt dan wel zeer beperkt. Hier is gamification een goede strategie.
Digitaal gameplatform
The Cue heeft een Office 365 gameplatform ontwikkeld. Door diverse games leren gebruikers de echte potentie van Office 365 ervaren. Hierdoor stijgt niet alleen de effectiviteit en het plezier in het werk, maar wordt ook de adoptiegraad naar een hoger niveau getild.
Punten verzamelen en badges verdienen
Aan de hand van verschillende games worden gebruikers uitgedaagd om met elkaar missies te bereiken en om zichzelf en hun team te verbeteren. Een opdracht kan zijn: Maak een mooi nieuwsbericht, deel dat via het intranet en zorg dat het het best gelezen nieuwsbericht ever wordt. Of: Ontwerp een mooi en bruikbaar format voor meetingnotities die de hele afdeling kan gebruiken. Elke opdracht levert punten op en bij een bepaald aantal punten kunnen medewerkers badges verdienen. Dit is een heel andere manier van mensen benaderen, betrekken en activeren. Gamification triggert zoveel meer dan een handleiding alleen. Voor projecten met een hoge complexiteit en grote impact een waardevolle toevoeging.
Meer weten?
Wil je ook meer halen uit Office 365? Benieuwd of gamification een goed hulpmiddel is? Je bent van harte welkom voor een kop koffie of thee in een van onze kantoren in Den Haag of Nieuwegein. Bel even met +31 (0)85 - 489 1008 of neem contact op via het contactformulier en we regelen een afspraak!
