Als Office 365-consultant kom ik bij veel organisaties over de vloer. Ongeacht het type bedrijf zie ik steeds vergelijkbare processen terugkomen. Een paar voorbeelden:
• Een marketingcampagne voor de promotie van een product.
• Een IT-project volgens een vastgestelde projectmethodiek.
• De verhuizing van een afdeling naar een andere verdieping.
• Een groep leerlingen die een werkstuk maken.
• Periodieke HR-opleidingstrajecten die per functiegroep worden uitgevoerd.
Veel afstemming en samenwerking
Voor al deze processen geldt dat ze tijdelijk zijn (variërend van twee weken tot zes maanden), repeterend plaatsvinden (soms een tegelijk, soms lopen meerdere trajecten naast elkaar), meestal uit verschillende fases bestaan en meestal geaccordeerd, afgestemd en gemonitord moeten worden. Gedurende zo’n traject vindt er veel afstemming en samenwerking plaats tussen een groep mensen van meestal twee tot tien personen.
Collaborative work management
Gartner en Forrester spreken bij dit soort processen van collaborative work management. Het zijn processen waarbij intensieve samenwerking samengaat met een behoefte aan ‘work management’, een manier om het proces te organiseren, accorderen en rapporteren. De manier waarop organisaties dergelijke processen automatiseren is heel verschillend. Ik zie hierin grofweg twee varianten. Óf er is een specifieke applicatie geïmplementeerd die het volledige proces automatiseert en de betrokkenen toont welke acties en documenten ze moeten oppakken. Óf er wordt gewerkt met een Excel-bestand waarin status en voortgang ad hoc worden bijgehouden en de samenwerking vindt plaats via een fileshare (of SharePoint-bibliotheek) en heel veel e-mails.
Voor- en nadelen van beide varianten
De ad-hocvariant is snel en gemakkelijk in opzet, maar er is geen uniformiteit in de manier van werken, de foutkans is groot, het is lastig om het overzicht te houden en het is lastig om rapportages te maken over trajecten heen. Als je werkt met een specifieke applicatie wordt het proces volledig ondersteund, doet de applicatie precies waarvoor het is ingericht. Maar zo’n applicatie heeft ook nadelen. De aanschaf- en beheerskosten zijn hoog, de gebruikerservaringen zijn bij elk systeem weer anders, single sign-on is vaak een uitdaging en dergelijke applicaties bieden vaak veel meer functies dan nodig zijn.
Combineer Teams met PowerApps en Flow voor optimale samenwerking
Veel organisaties zien Office 365 als een samenwerkingsplatform waarop teams ad hoc documenten delen en conversaties voeren. Maar als je Microsoft Teams combineert met PowerApps en Flow creëer je een platform waarmee processen snel en pragmatisch ingevuld kunnen worden. Microsoft Teams is dan de basis voor het samenwerken. Een centrale PowerApp zorgt voor het ‘work management'-gedeelte: het starten, accorderen en rapporteren van het proces. Eén of meerdere Flows zorgen voor de voortgang en acties in het proces.
Een voorbeeld: de marketingcampagne
Om dit concreet te maken zoom ik in op een van de eerdergenoemde voorbeelden: de marketingcampagne. Op een centrale plek heeft de marketingafdeling een PowerApp staan die het overzicht geeft over lopende en afgeronde marketingcampagnes. Een projectleider kan hier een nieuwe campagne starten door een formulier met kenmerken in te vullen, zoals het doel van de campagne, de doelgroep en de kosten. Via een Flow wordt de marketingdirecteur om goedkeuring gevraagd. Gedurende de campagne wordt de voortgang bijgehouden in de PowerApp. Alle samenwerking en afstemming vindt plaats in de bijbehorende omgeving in Teams. De PowerApp is via een apart tabblad ook in de Teams-omgeving beschikbaar. Zo zijn zowel de inhoudelijke documenten en conversaties als de voortgang van het proces op één plaats beschikbaar.
Voordelen van collaborative work management-processen in Office 365
• Uniforme werkwijze en gebruikerservaring.
• Geen extra licentiekosten.
• User management en beveiliging van informatie is standaard geregeld.
• PowerApp en Flow kunnen gemakkelijk aangepast worden aan het proces in de organisatie.
• Alle informatie is voor alle projectleden beschikbaar op één plek.
• Rapportages over voortgang vinden plaats op basis van gegevens in één centrale lijst.
• Eenvoudige integratie en uitbreiding is mogelijk met bijvoorbeeld PowerBI en Planner.
Meer weten?
Schroom dan niet om contact op te nemen. Bel even 085 - 489 10 08 of schrijf een comment!
