Een snel groeiend concern als Multi heeft behoefte aan snelle en efficiënte communicatie en bestandsdeling. Met de implementatie van Microsoft oplossingen Office 365 en SharePoint heeft Portiva bijgedragen aan een beter kennisdeling, een efficiëntere manier van (samen)werken en betrokken medewerkers van Multi.
De uitdaging van Multi
“Multi Corporation is a leading owner, manager and developer of shopping centers across Europe and Turkey. With a relatively small number of employees (around 600) working together from 12 country offices and 82 shopping centers spread across Europe and Turkey, the challenge is always to keep employees informed and engaged with the company. While country offices have multiple and daily ‘direct lines’ of communication with the Dutch head office, shopping center teams are generally more ‘out-of-sync’.”
Zo formuleerde Rik Janssen, marketing manager van Multi, de uitdaging voor dit project. Eén van de belangrijkste problemen was dat inhoudelijke discussies die per e-mail werden gevoerd niet centraal beschikbaar waren. Voor het samenwerken en delen van kennis en informatie werden gedeelde mappen en e-mail gebruikt, met alle nadelen van dien.
Het traject
Portiva werd door Multi ingeschakeld om het volgende te realiseren:
- Het centraal opslaan en beschikbaar maken van kennis en inhoudelijke discussies voor alle medewerkers.
- Het bieden van inzicht in en kennis over lopende en uitgevoerde projecten.
- Eenvoudige, laagdrempelige toegang tot centrale discussies om organisatiebreed kennis te delen.
- Wereldwijde toegang tot informatie, e-mail en discussies.
Wij zien een Office 365 en SharePoint implementatie niet als een puur functionele en technische aangelegenheid. Organisatie en procedures vereisen ook veel aandacht. Wij betrekken de medewerkers in een vroeg stadium bij het proces en werken de gewenste functionaliteit uit in workshops.
Inzet van ons Portiplan
Portiplan is onze kijk op wendbare ontwikkelprojecten. Het is een manier om projecten, zoals de implementatie van Office 365 en SharePoint, beheersbaar en gecontroleerd uit te voeren. Wij gebruikten deze aanpak al bij veel succesvolle projecten. De uitgangspunten zijn als volgt:
- Top-down benadering: werken met de klantvraag als uitgangspunt, en niet de technische mogelijkheden.
- Incrementele aanpak: korte cycli met directe feedback van de gebruiker.
- Heldere acceptatiecriteria: vooraf formuleren van de verwachtingen.
De oplossing op basis van Office 365 en SharePoint
Nieuw intranet op basis van Office 365
Nieuws, geavanceerd zoeken en afdelingssites zijn nu beschikbaar voor alle medewerkers. Het ontwerp is volledig responsive en is dus perfect bruikbaar op smartphone of tablet.
Integratie van Yammer
Yammer is nu binnen Multi dé tool voor enterprise social en vervangt e-mail voor inhoudelijke discussies. De tool is volledig geïntegreerd in alle toepassingen. Portiva heeft voor Multi een maatwerk Yammer-app ontwikkeld die zorgt dat medewerkers elkaar documenten kunnen toesturen. Om adoptie te bevorderen hebben we de app uitgerold naar het Global Management en de berichtenfeed op de homepage van het intranet gezet.
Marketing Forum
Dit is ingericht om kennis, trots en awareness over lopende en afgeronde projecten onder medewerkers te verspreiden. Het is een grafisch aantrekkelijk opgezette omgeving waarin alle details van een project getoond worden op een mooi vormgegeven sheet met een fotocarrousel. Met een klik kunnen alle medewerkers ook hun eigen inspiratie delen.
Een fotodatabase
Hierin worden foto’s verzameld van alle projecten van Multi. Zo wordt het trotse gevoel van de Multi-medewerkers vergroot. Deze database gebruikt de zoekfuncties van SharePoint Online. Dat maakt hem snel en later eenvoudig uit te breiden en het geeft gebruikers allerlei mogelijkheden om te zoeken en te filteren.
Active Directory Federation Services en DirSync
Deze zorgen dat iedereen maar één wachtwoord nodig heeft en voor alle diensten automatisch wordt aangemeld.
Resultaten
- Hele platform, gebaseerd op Office 365 en SharePoint, op tijd en binnen budget opgeleverd
- Eén centraal punt voor beschikbaarheid van Marketing Informatie.
- Meer focus op kwaliteit.
- Verbetering van kennisnetwerken binnen internationaal bedrijf.
- Tijd besparen en snelheid verhogen bij interne discussies.
- Basis voor verdere uitbreiding.
