Van dertig losse eilandjes naar één overkoepelend intranet
Louwman Group had als wens alle losse werkmaatschappijen samen onder te brengen binnen één Valo intranet-omgeving. In nauwe samenwerking met hen lukte het om zo interne samenwerking, communicatie en saamhorigheid te vergroten.
Wie Louwman Group zegt, zegt auto’s. Vooral van Japanse makelij. En wie wel eens over de A27 rijdt, ter hoogte van Raamsdonksveer, kent ongetwijfeld de iconische dome waar het hoofdkantoor van Toyota en Lexus gevestigd is. Minder bekend is dat de Louwman Group veel meer is dan alleen een auto-importeur. Zo levert Louwman Group ook zorghulpmiddelen, en is zodoende een toonaangevende speler in mobiliteit in de brede zin van het woord. Het familiebedrijf bestaat binnenkort 100 jaar en telt 3000 medewerkers in vier landen, verdeeld over ongeveer dertig werkmaatschappijen, met zeer uiteenlopende activiteiten. De uitdaging? Alle collega's verbinden met één overkoepelend intranet, zodat kennis, werkzaamheden en plezier moeiteloos uitgewisseld kunnen worden. Echt een klus voor Portiva.
Michael van Doremalen was als ICT-manager verantwoordelijk voor de implementatie van één intranet-omgeving voor alle werkmaatschappijen. “Bij Louwman Group werken we vanuit onze missie: Passie om mensen te bewegen. Vanaf het moment dat je je eerste rijbewijs krijgt en je wil een auto kopen of leasen, tot het punt dat je misschien een rollator of een scootmobiel nodig hebt om van A naar B te gaan. De essentie is dat de mens en diens mobiliteitsbehoefte bij ons centraal staan. Om mensen zo goed mogelijk van dienst te zijn, is het belangrijk dat ook de interne communicatie op orde is. Intranet en goed afgestemde communicatie is daarbij de basis”.
De kracht van Valo intranet
Voor het ontwikkelen van het nieuwe intranet viel de keus al snel op Valo en van daaruit op Portiva. “We maakten binnen de organisatie al gebruik van SharePoint”, vertelt Van Doremalen. “En de kracht van Valo is eigenlijk dat het een bouwblok is dat daar eenvoudig weer op past. Bijkomend voordeel is dat het ook net even wat gemakkelijker te gebruiken is voor de collega die iets minder tech savvy is.”
Nu de keuze voor Valo een feit was, restte de vraag: ‘hoe nu verder?’. “Ja, dat was inderdaad een behoorlijke opgave”, geeft Van Doremalen toe. “De grootste uitdaging was toch wel ‘hoe gaan we het inrichten?’. We hebben een staforganisatie en zes divisies. Die zijn weer onderverdeeld in een behoorlijk aantal werkmaatschappijen. Wat maak je leidend? Je wilt toch de identiteit van de verschillende werkmaatschappijen in leven houden, maar er tegelijkertijd wel één geheel van maken: Samen zijn we Louwman Group. Gelukkig kon Portiva ons daar goed in adviseren op basis van hun kennis en ervaring. Zij hielpen ons écht tot de kern te komen. Samen hebben we uiteindelijk gekozen om de divisie-structuur leidend te laten zijn, waarbij diensten die voor iedereen van belang zijn, zoals HR, Communicatie, Finance en IT, gemakkelijk centraal te vinden zijn.”
Portiva hielp ons echt tot de kern te komen.
Voordoen, meedoen, zelf doen
Vervolgens moest alles gebouwd en vanuit lokale bestaande intranet omgevingen overgezet worden. Een gigantische klus. Van Doremalen: “We wilden een groot gedeelte zelf doen, omdat we het uiteindelijk ook zelf willen beheren. De samenwerking met Portiva verliep heel prettig. Ze hadden - en hebben nog steeds - goede tips gedurende het hele proces tot aan de overdracht van het oude naar het nieuwe systeem toe. Uiteindelijk hebben we met elkaar gekeken en gekozen voor wat ik dan graag noem: 'voordoen, meedoen, zelf doen'. Portiva heeft eerst in workshops requirements vanuit alle werkmaatschappijen opgehaald. Daarna zijn we samen begonnen met het inrichten van het intranet en uiteindelijk kunnen we, na het volgen van trainingen met de ca. 80 intranet redacteuren vanuit Louwman Group, zelf het systeem beheren. De samenwerking is op dat vlak echt heel goed geweest. We konden snel schakelen, op lekker informele toon. Je weet wat je aan elkaar hebt en als iets niet kan of werkt, krijg je het ook te horen. We zijn daar iedere keer samen goed uitgekomen samen. Ik ben daar zeer over te spreken.”
Je weet wat je aan elkaar hebt en als iets niet kan of werkt, krijg je het ook te horen.
Met een intern feestje was de oplevering van het intranet afgelopen zomer een feit. “We zijn nu veel meer georganiseerd als ‘enterprise’ en niet meer als verzameling losse b.v.-tjes", vertelt Van Doremalen. “We zijn nu zes maanden onderweg, en hebben nog een weg te gaan. Adoptie is voor ons een meerjarenplan. Uiteindelijk vraag je van mensen een nieuwe manier van werken en dat kost altijd tijd. Maar op communicatief vlak is ons nieuwe intranet nu al een verbindende factor. Je weet van elkaar wat je doet, waar je voor staat en waar je elkaar kunt vinden. Dat is echt de kracht van digitale communicatie."
Wil je meer weten over een social intranet, lees dan hier verder!
