SharePoint Online maakt beter samenwerken mogelijk
Boskalis is niet alleen een toonaangevende baggeraar en maritiem dienstverlener, het bedrijf loopt in zijn sector ook voorop bij het benutten van de mogelijkheden van de cloud. Om afscheid te kunnen nemen van de eigen datacenters moest er nog een laatste stap gezet worden: het migreren van het intranet.
Bij Boskalis werken ongeveer 10.000 mensen, waarvan 5.500 een digitale werkplek hebben. De centrale IT-afdeling ondersteunt hen vanuit Nederland. Met het overzetten van het SharePoint 2010-intranet naar de cloud heeft Boskalis de laatste hand gelegd aan een operatie die begon met de migratie van het extranet.
Programmamanager Walther Berk vertelt: ‘Twee jaar geleden zijn we begonnen om onze hele infrastructuur over te brengen naar de cloud. Gedeeltelijk bij Microsoft, gedeeltelijk in een private cloud. We hebben Portiva gevraagd om de migratie van het SharePoint-platform uit te voeren.’
Afscheid van datacenters
‘De aanleiding voor dit programma was dat we afscheid wilden nemen van onze infrastructuur. Wat dat betreft loopt Boskalis echt voorop. We wilden af van de situatie waar je eigen servers hebt waarin je moet blijven investeren wanneer die aan het eind van hun lifecycle komen. Met een cloud-infrastructuur zijn de kosten lager dan met eigen datacenters en kun je ze vooral ook veel beter spreiden.’
‘SharePoint is een perfect platform om informatie te delen, maar we doen al onze projecten samen met externe partners. We willen dus documenten breder kunnen delen dan binnen de eigen organisatie. In de oude situatie was het zo dat je in een pand van Boskalis moest zijn om bij de informatie te kunnen die je nodig had! De cloud maakt een totaal andere manier van samenwerken mogelijk: wereldwijd en onafhankelijk van waar je bent.’
Migratiestraat
Het ging bij deze migratie om duizenden sites, die in totaal zo’n 6 terabyte aan data bevatten. De sites stonden op verschillende datacenters, door heel Nederland maar ook in het buitenland, en er waren binnen de business veel verschillende eigenaren. Dat maakte het tot een zeer complex project, dat niet alleen technisch, maar ook in de communicatie met de vele business owners.
Berk: ‘Dit soort operaties raakt alle bedrijfsonderdelen. Het was een hele technische operatie, maar er waren ook heel veel stakeholders en heel veel interactie met de business. Je hebt dus de juiste mensen nodig om dingen gedaan te krijgen. Portiva leverde met Roy van Diepen een technisch projectmanager, ikzelf regelde de organisatiekant. Terwijl Portiva dus zorgde dat alles technisch goed liep, regelde ik dat er voldoende mandaat was van alle stakeholders om het project vooruit te laten gaan. Die combinatie werkte goed.’
In zo’n complex project heb je de juiste mensen nodig om dingen gedaan te krijgen.
Om deze manier van werken te faciliteren, werden het Portiplan en de Boskalis-projectaanpak gecombineerd. Deze geïntegreerde aanpak hield in dat Portiva, na een eerste analyse van de technische situatie, een ontwerp maakte van de migratie en dat vormgaf in een ‘migratiestraat’. Dat wil zeggen dat voor alle stappen van de migratie standaardprocedures werden ingericht om het proces controleerbaar en herhaalbaar te laten verlopen. Zo werd er voor het goedkeuren van gemigreerde sites een app ontwikkeld, zodat site-eigenaren wereldwijd dit zonder tussenkomst van het team konden doen.
Onmogelijk te plannen
Omdat het onmogelijk is om een dergelijke migratie exact te plannen, verliep de migratie in batches. In overleg met de business keek het team welke sites gemigreerd konden worden en er werd pas een nieuwe batch gemaakt als de oude succesvol was overgezet. Daarbij werden de originele maatwerkapps nagebouwd in Flow. Omdat het oude intranet vele bedrijfskritische processen ondersteunde, was het belangrijk dat alle functionaliteit meegemigreerd werd. Berk: ‘We hadden een volledig ingerichte omgeving. Het overzetten daarvan en het functioneel inrichten met sites en templates en alles hoorde bij het project. Dat was geen een-op-een migratie: we hebben alles opnieuw gebouwd.’
Het was geen een-op-een migratie. We hebben alles opnieuw gebouwd.
Een project dat alle primaire processen van een wereldwijd opererend bedrijf raakt, staat of valt met de communicatie. Dat beaamt ook Berk: ‘Er waren veel uitdagingen bij dit project. Maar dat is ook logisch als je een infrastructuur wijzigt die wereldwijd, door drie divisies en talloze afdelingen gebruikt wordt. Daar zitten managers en planners et cetera die gewoon hun werk moeten doen. In het begin zagen zij “IT wil wijzigingen doorvoeren” en hadden ze er vooral last van, ook omdat systemen soms even niet beschikbaar waren. Maar later kregen ze door dat het voor hun ook een verbetering was.’
Lange geschiedenis
Dat de samenwerking goed liep was geen toeval. Boskalis heeft inmiddels een lange geschiedenis met Portiva en er is een goede match tussen de bedrijfsculturen. Berk: ‘Ik ben als projectmanager al 7 jaar verbonden aan Boskalis en ik heb al heel veel projecten en implementaties gedaan. Portiva heeft een frisse blik en een echte can-do-it mentaliteit. Ze staan paraat om dingen op te pakken en ze nemen onze issues serieus.’
Met Portiva werk je echt samen naar een einddoel. Je zet samen de schouders eronder.
‘Met Portiva werk je echt samen naar een einddoel. Je zet samen de schouders eronder in een samenwerking die niet draait om de kleine lettertjes van het contract, maar om het beste eindresultaat. Soms betekent dat dat je de ene week besluit dat je linksaf moet, terwijl het een week later toch rechts blijkt te zijn. En dat kan dan ook, omdat iedereen flexibel is. We hebben het echt samen gedaan.’
SharePoint Online als enabler voor verdere innovatie
Na de technische migratie kan de echte omslag beginnen. De cloud is voor Boskalis namelijk geen doel op zich, maar levert de infrastructuur die nodig is om te kunnen innoveren: ‘SharePoint Online is wat dat betreft de enabler: online samenwerken, bestanden delen. Nu de migratie af is, begint een continu proces van samenwerken met de business om de belangrijkste processen efficiënter in te richten. SharePoint Online maakt deel uit van Office 365 en dat biedt heel veel mogelijkheden.’
SharePoint Online stelt ons in staat om intensiever samen te werken met externe partijen.
