Klantcase

Hoe Power Apps KLM helpen bij onboarding van medewerkers

Complexe personeelsprocessen doorlopen in minuten in plaats van dagen!Untitled-2

Als je de volgende keer in een vliegtuig van onze Koninklijke Luchtvaartmaatschappij stapt, denk er dan eens aan dat het niet alleen de bemanning is die zorgt dat je veilig, comfortabel en op tijd je bestemming bereikt. De snel groeiende onderhoudsorganisatie is essentieel voor de operaties van KLM. 

2

KLM verwelkomde in 2018 een recordaantal passagiers aan boord. Om al die mensen te vervoeren heeft KLM 168 ‘kisten’. Om die in technische topconditie te houden en de vliegveiligheid te garanderen heeft de afdeling Engineering & Maintenance dag en nacht professionals paraat. In totaal werken er bij de afdeling zo’n 5.500 mensen.

 

Niet iedereen mag zomaar aan de vliegtuigen van KLM sleutelen, dus zijn er strikte processen voor selectie en onboarding van medewerkers. Met behulp van Microsoft Power Apps ondersteunt Portiva KLM bij het uitvoeren van deze HR-processen.

Snelle verbeteringen, goede basis voor de toekomst

SharePoint en Power Apps zijn voor KLM met de hulp van Portiva in korte tijd onmisbare tools geworden in het beheersen van HR-processen. De processen zijn gecompliceerd, en om ze in goede banen te leiden is het nodig om ze zo veel mogelijk te automatiseren. Er werd voor Power Apps gekozen, omdat er, zowel aan de voor- als aan de achterkant, behoefte was aan een snelle en ingrijpende update.

Cynthia Saffrie, bij KLM medeverantwoordelijk voor de HR Processen: “We hebben gekeken wat nodig was en wat we snel konden implementeren. Toen kwamen we uit bij Power Apps."

De huidige oplossing is misschien niet voor de eeuwigheid. Maar je kunt het ook geen ‘tijdelijke oplossing’ noemen zonder hem ernstig tekort te doen. Portivaan Peter Weij, al meer dan anderhalf jaar gedetacheerd op de HR-afdeling bij Cynthia: “Wat we nu draaiend hebben is een oplossing waar KLM, jaren mee vooruit kan. En als er dan iets nieuws komt, hebben we al veel grondwerk verricht. Denk bijvoorbeeld aan de databases die we ingericht hebben, die kunnen straks zo mee in de nieuwe omgeving.”

De processen zijn gecompliceerd, en om ze in goede banen te leiden is het nodig om ze zo veel mogelijk te automatiseren.

Een proces van zes uur in tien minuten

Untitled-1

Een afnemer van de diensten van Cynthia is Kitty Vonk. Zij werkt bij de afdeling Engineering & Maintenance (E&M) Airframe. De werknemers die HR voor haar werft komen bij haar in groepen van 20 tot 30 man tegelijk binnen. Voordat die mensen aan het werk kunnen, moet er nogal wat gebeuren. Kitty: “Vroeger was een leidinggevende per nieuwe werknemer rond de zes uur bezig met de intake. Dan gaat het puur om praktische zaken zoals het regelen van een e-mailadres, locker, iPad, toegang in systemen enz. Tel daarbij op dat de leidinggevende van toen leiding gaf aan een man of 40 en die van vandaag aan 200 en je snapt dat er iets moest veranderen.” Door de oplossingen die Power Apps biedt, duurt dit gedeelte van het onboardingproces nog een minuut of tien. Een wereld van verschil.

Vroeger was een leidinggevende per nieuwe werknemer rond de zes uur bezig met de intake. Door de oplossingen die Power Apps biedt, duurt dit gedeelte van het onboardingproces nog een minuut of tien.

300 nieuwe medewerkers bij Airframe 

Toen Kitty begon met het automatiseren en digitaliseren van de processen binnen E&M was er nog weinig om mee te werken. Zij duidt dat als een nawee van de economische crisis: “Op het moment dat het economisch wat minder gaat, is vliegen een van de eerste dingen die mensen laten.” En dus was er tien jaar lang bijna geen nieuwe aanwas. Maar de laatste jaren is dat totaal anders: door de groei en het feit dat medewerkers met pensioen gaan, komen er nieuwe mensen in dienst. Haar ‘Lean Black Belt’ achtergrond in Lean Six Sigma, een methode om bedrijfsprocessen te optimaliseren en te zuiveren van verspilling, hielp haar om alles wat ook maar enigszins overbodig was uit het proces te gooien. Dat schiep lucht en creëerde overzicht, maar het systeem blijft complex. “Dat komt, omdat iemand nu eenmaal niet zomaar aan een vliegtuig mag sleutelen”, vertelt ze. Iedere functie kent eigen voorwaarden zoals vereiste diploma's en aantoonbare ervaring.”

Inzicht in wachttijden  

Daarnaast zijn er allerlei verklaringen die je moet aanvragen. “Die komen van externe instanties en laten soms zes weken op zich wachten. Portiva heeft ons geholpen al die stappen te digitaliseren. We zien nu heel snel wat iemand nog nodig heeft voordat hij aan de slag kan en welke wachttermijnen daar nog in zitten. Flows zorgen ervoor dat automatisch en op het juiste moment reminders verzonden worden. Daardoor kan iemand een bepaald onderdeel niet vergeten.”

Deze hele methodiek verlangt veel van Power Apps en de Portivanen die alles inrichten. “Het voelt af en toe alsof we alles eruit persen wat erin zit", erkent Rik de Koning, functioneel consultant bij Portiva. “ Maar we zijn telkens weer in staat om met Kitty en Cynthia mee te denken en met een technische oplossing te komen.” Kitty lacht: “Ik vind het niet erg om te horen dat iets niet kan, als er maar een ‘maar’ achter komt. Gelukkig lukt het ze altijd wel om een oplossing te vinden.”

We zien nu heel snel wat iemand nog nodig heeft voordat hij aan de slag kan en welke wachttermijnen daar nog in zitten.

Data als basis voor perfecte dienstverlening 

De digitalisering van de HR-processen binnen E&M is zo’n succes dat Power Apps binnen KLM breder opgepakt worden. Cynthia: “Wat wij nu doen werkt voor ons. Hoe dat voor andere KLM-onderdelen gaat, moeten we nog uitvinden. Binnen andere delen van KLM zit het voordeel van de digitale inhaalslag hem, naast het stroomlijnen van processen, vooral in het gebruik van data voor het continu verbeteren van de dienstverlening. Cynthia ziet, net als veel anderen, wat dat voor het bedrijf, maar vooral voor de klant, kan betekenen: “Leidinggevenden en medewerkers besteedden in het verleden veel tijd aan het aanvragen en beoordelen van HR gerelateerde onderwerpen en processen.

Tot een aantal jaar terug deed men dat nog via papieren word-documenten met handtekeningen met de interne post van de ene afdeling naar de andere voor de verwerking van de aanvraag. Elke aanvraag weer dezelfde gegevens invullen. Nu met de Power Apps Flow is zowel de aanvraag, als de verwerking snel en makkelijk gedaan. Steeds meer gegevens die we al van je kennen worden al voorgesteld of voor ingevuld. De tijd die hiermee bespaard wordt, wordt door managers en medewerkers enorm gewaardeerd en kunnen zij besteden aan hun operationele taken.” 

Wil je meer weten over het gebruik van Power Apps in jouw organisatie? Vul het formulier in.

Wil je meer weten over Power Apps?