Behoefte aan een digitale werkomgeving
ROC West-Brabant beschikte nog niet over een digitale werkomgeving die de juiste mogelijkheden bood voor samenwerking. Voor het goed functioneren van een onderwijsinstelling met zo veel locaties en entiteiten was het belangrijk dat deze digitale werkomgeving er kwam en dat die betrouwbaar, goed te onderhouden en makkelijk te gebruiken was. Ook was er een behoefte om projecten binnen het ROC centraal en op een standaardmanier te administreren.
De Portiva-aanpak
Vanuit onze uitgebreide ervaring met dit soort projecten hebben wij het ‘Portiplan’ ontwikkeld. Deze standaard aanpak zorgt er stap voor stap voor dat alle belangrijke vragen binnen het project op tijd en volledig worden beantwoord. Door inzet van het Portiplan bij ROC West-Brabant konden wij snel een ontwerp maken dat voldeed aan de behoefte van de organisatie. Dat konden we daarna snel implementeren. De eerste bruikbare versie van de online werkomgeving stond binnen 6 maanden in productie, tot grote tevredenheid van de opdrachtgever. Dankzij een trainingsprogramma en intensieve samenwerking met de mensen zelf kon het ROC West Brabant snel aan het werk in de nieuwe omgeving.
Een flexibele online werkomgeving
Er is gekozen voor een flexibele opzet die medewerkers zelf veel ruimte geeft om hun eigen online werkomgeving in te richten. Ook hebben alle scholen een eigen sitecollectie, compleet met eigen kleurenschema en huisstijl voor de herkenbaarheid. Op het moment dat een medewerker inlogt, wordt hij op basis van zijn profiel naar zijn ‘eigen’ omgeving geleid, waar een combinatie van ROC-brede mededelingen, nieuws en schoolspecifieke informatie wordt getoond. Zo ziet iedereen de informatie die voor hem of haar relevant is. Contact met niet-directe collega’s wordt aangemoedigd door onder een kopje ‘Kijken bij…’ informatie over andere locaties te laten zien. De omgeving is responsive en geschikt voor PC en tablet.
Iedereen kan een site maken
We hebben de online werkomgeving zo ingericht dat medewerkers geen beheerder nodig hebben om een nieuwe site te maken. Een werkproces in SharePoint maakt, na goedkeuring van een manager, volautomatisch een bruikbare site aan. Er zijn drie soorten sites:
Groepssites
Een groepssite lijkt het meest op wat we in SharePoint een ‘teamsite’ noemen. Hier komen directe collega’s bij elkaar om samen te werken aan hun dagelijks proces en om informatie als roosters, onderwijsmateriaal en beleidsstukken te delen. Groepssites zijn alleen zichtbaar voor de groepsleden.
Projectsites
Hier wordt alle informatie beheerd die bij een project hoort. Een projectsite is alleen zichtbaar voor de leden van de projectgroep en andere stakeholders. Het belangrijkste verschil tussen een projectsite en een groepssite is dat een projectsite na afloop van het project gearchiveerd wordt.
Initiatiefsites
Op een initiatiefsite worden ideeën ontwikkeld en organisatie brede initiatieven gerealiseerd. Deelname van allerlei mensen is daarbij gewenst en daarom zijn deze sites voor iedereen zichtbaar.
Zelf je online werkomgeving inrichten
Tijdens de pilot-implementatie op één school werd tijdens sessies met de medewerkers niet alleen het systeem gedemonstreerd, maar richtten we meteen de online werkomgeving in zoals de mensen dat zelf wilden. Door de structuur op te bouwen waar zij bij waren leverden we teamsites op die meteen gebruiksklaar waren. Dit kwam een snelle adoptie zeer ten goede.
De zekerheid van de Cloud
ROC West-Brabant werkte al met Office 365 in combinatie met een on-premises SharePoint omgeving. Met die omgeving waren technische problemen waar de bestaande beheerpartij niet goed raad mee wist. Door juiste interpretatie van deze informatie hebben we een agile methode (Portiplan) ingezet, waarbij deze input per direct gebruikt kon worden. De aanwezige problemen zijn door Portiva adequaat opgelost. De on-premises omgeving bevatte echte risico’s die in de toekomst vaker problemen zouden gaan geven. Mede daarom maakte ROC West-Brabant de keuze voor een SharePoint omgeving in de Cloud. De combinatie van SharePoint Online en Office 365 biedt het ROC alle nodige functionaliteit, zonder de beheerproblematiek van een on-premises omgeving.
Gedeeld beheer
Door de keuze voor de Cloud is technisch beheer beperkt nodig. Het toegangsbeheer ligt nog bij de beheerpartner van ROC West Brabant. De functionele ondersteuning wordt grotendeels door het ROC zelf gedaan, met de professionals van Portiva als achterwacht. Hierbij wordt de hybride omgeving zijnde deels on-premises en deels in de Cloud door Portiva proactief gemonitord.
Voordelen
- Samenwerken in betrouwbare Cloud-omgeving
- Betere informatievoorziening
- Betrokken medewerkers
- Flexibele structuur
- Inrichting op initiatief van de medewerkers
- Minimale beheerinspanning
- Herkenbare omgeving
- Snelle realisatie
- Snelle adoptie
- Te gebruiken op PC en tablet
Over ROC West-Brabant
ROC West-Brabant biedt in de hele regio West-Brabant voortgezet, vmbo- en middelbaar beroepsonderwijs aan. ROC West-Brabant doet dat bewust in kleine, relatief zelfstandige scholen. Dat zijn er in totaal ongeveer 50. De overkoepelende organisatie bestaat uit een aantal entiteiten voor diensten als human resources en IT. Bij ROC West-Brabant werken meer dan 2000 medewerkers.
