Klantcase

Intranet, business intelligence en apps RAV voor hoogwaardige ambulancezorg

RAV Brabant MWN: intranet, business intelligence en apps voor hoogwaardige ambulancezorg

Als je iemand van de RAV Brabant Midden-West-Noord vraagt wat de missie van de organisatie is, krijg je altijd hetzelfde antwoord: ‘De best mogelijke ambulancezorg bieden.’

Deze gedrevenheid zien we terug in hoe deze RAV met ICT omgaat. Alle innovaties en ontwikkelingen worden kritisch en eerlijk beoordeeld op hun directe nut voor die missie. Die pragmatische, doelgerichte instelling past goed bij de Portiva-aanpak. De mensen van de RAV Brabant MWN weten zelf heel goed wat er nodig is om hun werkprocessen te verbeteren. Wij leveren de technische kennis om die innovaties te realiseren. Zo maakten we een trainingsapp voor centralisten, een data dashboard voor de ritregistratie en een nieuw intranet op basis van SharePoint.

Een app in anderhalve dag

Sinds 2007 werken de Nederlandse hulpdiensten met C2000, een beveiligd digitaal communicatiesysteem. Omdat C2000 geen oefenomgeving heeft en er bij centralisten best veel onzekerheid was over de bediening van het systeem, wilde Marije van Neerven graag een makkelijke manier hebben om met het systeem te oefenen. Van Neerven is verpleegkundig centralist en staat dus dagelijks ‘met beide benen in de klei’. Sinds een aantal jaar is ze ook ontwikkeltrainer voor andere centralisten en denkt ze actief mee over wat er nodig is om de meldkamer ambulancezorg nog effectiever te maken.

Trainingsapp C2000

‘Ik leer mensen wat ze moeten weten om om te gaan met “opgeschaalde zorg”. Dat wil zeggen: calamiteiten en rampen. Stel dat er een vliegtuig een flat in vliegt, dan moet je weten wat je moet doen. Ik ontwikkel veel van de trainingen zelf en we hadden al wel wat ervaring met e-learning, maar bij onze meldkamer hadden we er nog nooit wat mee gedaan. We zijn ook echt een bedrijf van doeners, dus mensen willen aan de gang. Er is een enorme behoefte aan mogelijkheden om te oefenen.’

rav-case-2

PowerApps maakte het eindelijk mogelijk

‘Ik had altijd al wel het idee dat we zoiets moesten kunnen maken, maar ik wist nooit hoe ik het voor elkaar moest krijgen. We hebben het wel eens geprobeerd met magneetkaartjes, maar dat werkte niet. Toen besprak ik dat een keer met onze informatiemanager en die vertelde me over Microsoft PowerApps. Toen Raymond [Peters, Functional Consultant bij Portiva] er eenmaal bij kwam, was de app in anderhalve dag af. We hebben screenshots van het C2000-systeem klikbaar gemaakt, zodat het scherm er uitzag als het echte C2000-scherm. Na een maand testen zijn we de app voor trainingen gaan gebruiken.

Ik kan de app overal opvragen, of ik nou in Oosterhout training geef of in Uden.

‘De app draait op een laptop, vanuit de SharePoint-omgeving. Dat is perfect, want ik kan hem overal opvragen, of ik nou in Oosterhout training geef of in Uden. Het is niet helemaal hetzelfde als in het echt, maar het voldoet goed. Centralisten kunnen nu zien wat ze doen.

Zie ook het blog ‘Een trainingsapplicatie met PowerApps‘ van Raymond over deze app.

Intranet-rav

Een nieuw intranet: zorgen dat iedereen zijn weg kan vinden

Voor de RAV Brabant MWN ontwikkelden we ook een intranet op basis van de SharePoint modern experiences. Nieuws lezen en contacten met collega’s onderhouden gebeurt bij de RAV vooral onderweg. Community manager Kim Burgers: ‘Ons oude intranet was vooral veel te statisch. Je kon bijvoorbeeld niet reageren op nieuwsberichten. We wilden iets dat interactiever was. We zochten ook een intranet waarmee we documenten met elkaar konden delen, medisch-inhoudelijk, maar ook vergadernotulen, zodat we dat niet meer per mail hoefden te doen. Het oude intranet was mobiel ook niet goed te gebruiken, terwijl de meeste van onze mensen nou eenmaal niet achter een bureau zitten.’

Burgers wil vooral zorgen dat iedereen binnen de RAV zijn weg kan vinden. Ze geeft instructie over het gebruik van het intranet, lost problemen op als die zich voordoen en denkt mee over de doorontwikkeling van het platform. Het stap voor stap implementeren van modern experiences en een aantal Office 365-functionaliteiten was het antwoord op een aantal van haar uitdagingen.

Degenen die Yammer gebruiken, zijn er ook meteen heel actief mee.

‘Team Sites gebruiken we veel. Dat werkt perfect, vooral omdat de sites goed responsive zijn. Ongeveer de helft van de mensen is ook Yammer gaan gebruiken, maar degenen die ermee werken zijn er dan ook meteen heel actief mee. Het wordt vooral gebruikt voor het delen van dingen die niet geschikt zijn om op het intranet te zetten. Gevoelig teamnieuws wordt besproken op besloten Yammer-groepen. Voor medische casuïstiek is er een algemene groep, waar steeds meer mensen lid van worden.’

Ambupoinr_rav-1

‘We werken, samen met Portiva, nog aan het intranet. De maatwerk homepage die we hebben gemaakt doet het bijvoorbeeld nog niet goed op mobiel. Die zijn we nu ook aan het overzetten naar modern. Het samenwerken met Raymond gaat heel goed. We werken direct met hem samen. Wij vertellen hem wat we willen en hij maakt het. Dat werkt heel snel en direct.’

Ambupoinr_rav-2

Adoptie

Bij het maken van een nieuw intranet is adoptie minstens zo belangrijk als technische implementatie. Omdat het voor de RAV niet praktisch was om 500 chauffeurs en verpleegkundigen allemaal een training te geven, werd gekozen voor een andere aanpak. Er is een klankbordgroep met mensen van de werkvloer: de key users. Deze gebruikers geven hun kennis dan weer door aan hun collega’s. Die hadden trouwens met het gebruiken van het intranet wat meer moeite dan gehoopt. Maar dat is tijdelijk. Burgers: ‘We zijn best veel tijd kwijt met het instrueren van gebruikers. Dat hadden we onderschat. Vooral het zelf plaatsen van nieuwsberichten bleek ingewikkeld en niet zo intuïtief. Maar ook dit wordt veel beter als we overgaan naar modern. Dan wordt het echt makkelijk.’

De data die je zoekt, zonder het te hoeven vragen

Het monitoren van en rapporteren over de eigen prestaties is voor de RAV niet alleen een belangrijk kwaliteitsinstrument, maar ook een wettelijke plicht. Directiesecretaris Gezie Pelkmans zag mogelijkheden om met PowerBI de informatievoorziening voor iedereen te verbeteren. Voorheen was Pelkmans zelf data-analist, nu overziet ze als directiesecretaris en lid van het management team de informatievoorziening bij de RAV.

‘Het begint voor ons bij de vraag: wat mag de klant van ons verwachten? Dat zijn drie dingen:

  1. hoogwaardige zorg,
  2. goede bejegening en
  3. dat we op tijd aanwezig zijn.

Bij spoedritten moeten we voldoen aan de wettelijke norm en binnen 15 minuten ter plaatse zijn. Bij bestelde ritten moeten we er “binnen een aanvaardbare marge” van de afgesproken tijd zijn.

Knippen en plakken

‘Om bij te houden hoe we het doen maken we maandelijkse rapportages vanuit onze rittenregistratie in SQL Server. Die werden in de oude situatie met de hand gemaakt, met knippen en plakken en handmatig totalen en percentages toevoegen in een Excelsheet. Die werd centraal neergezet, maar niet iedereen kon erbij. We plaatsten wel een deel van de cijfers openbaar op onze website, maar we wilden cijfers beter kunnen delen met onze mensen. Door PowerBI kan dat nu. Raymond heeft de rapportages gebouwd en een query gemaakt die ze automatisch vult. Er is nu nog maar één handmatige handeling, het draaien van de query.’

Teamleiders kunnen nu zelf heel veel informatie ophalen.

Door de inzet van PowerBI vallen er dus handelingen weg, waardoor het proces efficiënter verloopt. Maar er zijn meer voordelen. Pelkmans: ‘Iedereen kan de data nu inzien, maar vooral voor de teammanagers is het handig. Zij kunnen er met behulp van filters heel veel informatie uit halen. Ze kunnen nu bijvoorbeeld zien hoe we presteren per standplaats, per gemeente of per deelgemeente. Ze kunnen jaren, dagen of dagdelen met elkaar vergelijken. Voorheen moesten ze dat altijd vragen aan iemand die bij de data kon. Nu kunnen ze zelf bij de data in een interface die erg lijkt op Excel.’

Vooruit kijken

Hoe kijken de drie gedreven RAV’ers naar de toekomst als het om de inzet van ICT gaat? Community manager Kim Burgers: ‘We willen Office 365 graag verder uitrollen. Portiva heeft daar veel kennis van en kan ons daar zeker bij helpen. Raymond informeert nu de afdeling IT ook al regelmatig over hoe dingen werken. Het is wel belangrijk om eerst de taakverdelingen duidelijk te krijgen, zodat we weten wie er verantwoordelijk is voor welke functionaliteiten.’

Ook op het gebied van app development zijn er nog veel mogelijkheden. Inmiddels is er al een meldingsapp gerealiseerd voor het bedrijfsopvangteam. Dat team helpt de mensen van RAV bij het omgaan met de heftige dingen die ze dagelijks meemaken. Marije van Neerven ziet ook nog mogelijkheden voor haar trainings-app: ‘In de toekomst zou ik de app willen uitbreiden, zodat we hem meer all-round kunnen inzetten voor verschillende trainingen.’

We kunnen met Raymond lezen en schrijven.

Gaat de RAV verder met Portiva als partner? ‘Als het aan mij ligt wel,‘ zegt Gezie Pelkmans. ‘In het begin van het project was Raymond hier dagelijks. We kunnen met hem lezen en schrijven. Nu we van ontwikkeling naar beheer gaan moeten we kijken hoe we de samenwerking gaan vormgeven. Het is de bedoeling om het beheer van Power BI intern te gaan doen, maar ook dat moeten we nog gaan opzetten en regelen. Verder zijn we met de GGD’en in de regio bezig om in een servicecentrum een aantal dingen samen te gaan doen. Maar die hebben gedeeltelijk nog geen SharePoint, dus er is nog veel werk te doen.’

Wil je meer weten?