Business Case en Aanpak
‘Samenwerking tussen verschillende business units bevorderen en betere en snellere informatievoorziening via één platform.’ Dat was de visie die HANOS wilde gaan verwezenlijken. Het bedrijf koos Microsoft SharePoint om medewerkers, processen en ICT-technologie op één platform bij elkaar te brengen. In het najaar van 2014 ontwikkelde HANOS in nauwe samenwerking met SharePoint implementatiepartner Portiva onder de naam ‘HANOS intranet’ het HANOS Intranet Portaal (HIP). De basis hiervoor was SharePoint 2013
Klein beginnen, samen doorpakken
Het HIP is eerst in een pilot op kleine schaal geïntroduceerd. Na een gedegen training zijn verschillende projectteams en afdelingen begonnen met het nieuwe digitale werken in HIP. Deze teams ondervonden vrijwillig aan den lijve dat het werken met nieuwe ICT-gereedschappen in het begin niet vanzelfsprekend is. Portiva was op locatie aanwezig om ondersteuning te leveren. Daarnaast zijn er Quick Reference Cards gemaakt als naslagwerk. Zo konden vraagstukken meestal snel worden opgelost. Vanuit opgedane ervaringen kunnen HANOS en Portiva samen doorpakken en de groeiende behoeften in de organisatie vertalen naar business cases.
De oplossing
HIP is responsive ontworpen. Medewerkers kunnen het portaal dus op alle apparaten gebruiken. Naast het centraal en intelligent opzetten van kalenders, planningen en takenlijsten wordt het opslaan, delen, bewerken en beheren van documenten als een zeer grote stap vooruit ervaren. Een overkoepelend zoekcentrum zorgt dat informatie over projecten en afdelingen heen makkelijk en snel te vinden is.
Governanceplan
Regie over content, techniek en procedures voor inrichting, gebruik, beheer, onderhoud en modificaties is onderdeel van iedere SharePoint oplossing. Het Governanceplan is de centrale bron voor beleid en richtlijnen hiervoor. Governance is nooit af en groeit met HIP mee, daarom is dit plan een werkdocument. Portiva helpt HANOS bij het voortdurend verder vormgeven van de Governance.
Competence Center
Onderdeel van de Governance is het Competence Center, waarin de kennis over het systeem is georganiseerd. HANOS heeft samen met Portiva de beheerorganisatie ingericht op basis van de niveaus, teams en rollen van het Competence Center.
Trainingen
Tijdens de trainingen die deel uitmaakten van het implementatietraject hoorden we veel positieve reacties van de medewerkers. Er ging letterlijk een wereld voor hen open. De adoptie van het systeem werd enorm geholpen door de handige Quick Reference Cards met korte uitleg over veel voorkomende handelingen in HIP. Ook tijdens de trainingen kwamen die kaarten goed van pas.
Dialoog & Vertrouwen
Door voortdurende dialoog, vertrouwen, pragmatisme en flexibiliteit van alle stakeholders is het HANOS Intranet Portaal een groot succes geworden. Wij van Portiva kijken dan ook met trots terug op dit project.
Voordelen op een rij
- Frisse, schone en moderne gebruikersinterface
- Logische en intuïtieve navigatie, informatie wordt sneller gevonden
- Optimale informatiehuishouding, met intelligent documentenbeheer
- Snel en flexibel digitaal werken
- Hogere productiviteit van de medewerker, informatie is sneller voorhanden
- Lagere werkdruk en kosten door minder documentenbeheer en emailverkeer
