Portiva ontwikkelde voor VolkerWessels een digitaal gebouwdossier op basis van een SharePointbibliotheek. Binnen VolkerWessels is Portiva betrokken bij het SharePoint Competence Center. Dat begeleidt de afdelingen van het bedrijf bij inzet en gebruik van SharePoint en Office 365. Daarbij komen we regelmatig interessante uitdagingen tegen waar we vanuit onze expertise een oplossing voor kunnen aandragen. Zoals ook bij de bouw de kantoortoren FIRST.
Een kamer vol papier
Als VolkerWessels een nieuw gebouw oplevert, dan hoort daar een grote hoeveelheid documentatie bij. Tot nu toe werd al deze documentatie geprint en gesorteerd in archiefdozen. Het kan dagen duren voordat een document daarin gevonden is.
Digitaal gebouwdossier
De basis voor de oplossing zochten we uiteraard in de mogelijkheden van Office 365 en SharePoint. VolkerWessels werkte al met SharePoint Online. We hebben alle documentatie van FIRST Rotterdam in een SharePoint bibliotheek gezet en van kenmerken voorzien. Aan de hand van deze kenmerken worden de juiste documenten in een opleverdossier gezet. Daarbij worden de documenten automatisch gegroepeerd op de zogenaamde STABU-code, een klassering die aangeeft welke functie een document heeft in de bouwdocumentatie.
Slimme rapportagetool
Een slimme rapportagetool genereerde vervolgens een inhoudsopgave met links naar de documenten. Bij het bouwen van de oplossing is zo veel mogelijk gebruik gemaakt van de standaardfuncties van SharePoint. Omdat het digitaal gebouwdossier gebruikt wordt door gebruikers zonder veel SharePoint ervaring is er wel een maatwerk gebruikersinterface gemaakt die de bediening van het archief zeer gemakkelijk maakt.
Alles op een USB-stick
Op het moment van oplevering worden de nieuwste versies van alle documenten naar een USB-stick geschreven. Die wordt dan aan de opdrachtgever overhandigd. Het opleveren van het dossier duurde op deze manier drie weken in plaats van drie maanden.
Intern archief en kennisbank
De documentatie blijft beschikbaar als kennisbank. Ook interne documenten die geen deel uitmaken van de oplevering kunnen digitaal worden gearchiveerd, gevonden en gebruikt via de uitgebreide zoekmogelijkheden van SharePoint.
Voordelen
- Geen archiefdozen meer op te leveren
- Automatische inhoudsopgave
- Documenten veel sneller gevonden
- Doorlooptijd van weken in plaats van maanden
- Aanzienlijke kostenreductie
- Minder kans op versieconflicten
- Documentatie bruikbaar als kennisbank
- Intern digitaal archief
- Gebruiksvriendelijke netwerkinterface
Over VolkerWessels en FIRST Rotterdam
VolkerWessels is een innovatief Nederlands concern dat zich internationaal bezighoudt met bouw, ontwikkeling, realisatie, beheer en exploitatie van vastgoed en infrastructuur. VolkerWessels bestaat uit 120 ondernemingen waar in totaal zo’n 15.000 mensen werken.
FIRST is een kantoortoren van 130 meter hoog en de bouw maakt deel uit van de nieuwe inrichting van het stationsgebied van Rotterdam, ook bekend als het Weenapoint. Sinds de oplevering in november 2015 is het jaarlijks voor 300.000 reizigers het eerste dat ze zien van Rotterdam. VolkerWessels bouwde er drie jaar aan.
