Blog

Wat willen je medewerkers eigenlijk?

Adoptie van nieuwe ICT is een complex proces met veel emoties

Als bedrijf wil je in de markt relevant en onderscheidend zijn, klanten perfect bedienen en medewerkers uitdaging en plezier in hun werk bieden. Daarin is ICT alsmaar belangrijker. Een optimale ICT-infrastructuur garandeert continuïteit en laat je agile zijn én blijven. Als bedrijf wil je bovendien mee in de verschillende ICT-ontwikkelingen, want voor je het weet tel je niet meer mee in de markt. Nogal een uitdaging, want de adoptie van nieuwe ICT is een complex proces, met veel stakeholders en veel emotie.

Het klinkt als een open deur, maar de meeste medewerkers willen vooral gewoon hun werk doen. Dat betekent dat ICT voor je mensen moet werken in plaats van tegen ze. Betrouwbaarheid en snelheid zijn daarbij ook belangrijke factoren. Real time, naadloos en ongestoord werken op al je apparaten, daar word je als professional blij van. Verder wil je werken in het vertrouwen dat de data waar je mee werkt up-to-date en veilig is.

Investeringen en weerstand

Office 365 is daarvoor natuurlijk perfect, maar meestal hebben medewerkers al veel tijd geïnvesteerd in het inrichten van hun huidige werkomgeving. Tools zijn zo ingesteld dat ze bij het proces passen, of processen zijn ingericht op de eigenschappen van tools. En mensen zijn bovendien gewoontedieren. Het maken van de stap naar een andere omgeving vraagt dus een nieuwe investering, zowel mentaal als qua tijd. Een medewerker moet die investering doen naast het dagelijks werk. Dat leidt tot weerstand.

Daar komt bij dat je medewerkers privé de beschikking hebben over de allernieuwste apps en technische snufjes. Ze zijn gewend dat alles met twee klikken geregeld is. Als het dan op het werk allemaal minder geavanceerd is of langzamer gaat, dan leidt dat snel tot weerstand.

Office 365 ingewikkeld?

Waar zit hem die weerstand dan in? Een van de dingen die we het meest horen van ICT-managers die worstelen met de adoptie van Office 365 is dat het in de ervaring van mensen een ingewikkeld pakket is. En dat kan het ook zijn, als je het zonder verdere begeleiding bij je werknemers 'over de schutting gooit'. Deze 'installeren en red je er maar mee'-aanpak werkt eigenlijk bijna nooit. Je ziet dan altijd dat de tech-savvy medewerkers ermee aan de gang gaan en allerlei dingen naar eigen inzicht gaan inrichten, terwijl de meerderheid van de medewerkers afwacht, Office 365 links laat liggen en vasthoudt aan de oude manier van werken.

Schaduw-ICT

Dit ontwijkgedrag leidt ook tot schaduw-ICT. Medewerkers kiezen bij het delen van bestanden en informatie vaak de weg van de minste weerstand. Dat betekent dat ze de apps en sites gebruiken die ze al kennen. Het resultaat is dat overleg via WhatsApp wordt afgehandeld, dat teams een Dropbox of Google Drive aanmaken om bestanden te delen of dat afdelingen zelf licenties aanschaffen voor cloud tools. Bedrijfsdata raakt op die manier verspreid over allerlei verschillende applicaties, online services en devices. Daarbij heb je geen overzicht en al helemaal geen mogelijkheden voor goed informatiebeheer. Dat leidt onvermijdelijk tot versieconflicten, fouten, datalekken en onveilige situaties.

Weerstand tegen de cloud

Een heel ander niveau van weerstand komen we tegen in organisaties waar werken in de cloud nog helemaal niet is ingeburgerd. Daar rust de samenwerking meestal nog volledig op netwerkschijven en e-mail. Beveiliging is dan grotendeels op device-niveau geregeld en zaken als bring your own device (BYOD) en mobiel werken staan nog in de kinderschoenen. In deze organisaties is veel winst te behalen door een migratie naar de cloud. Maar ook hier geldt dat mensen er in het begin niet per se het nut van inzien of geen afscheid willen nemen van hun vertrouwde manier van werken, zonder dat ze daar een onmiddellijke verbetering in zien.

Het overwinnen van deze weerstanden vraagt om een aanpak die standaard, schaalbaar en snel in te zetten is. Aan de andere kant is iedere organisatie anders en vraagt adoptie dus altijd om maatwerk. Dat is de opzet van de Portiva ABC-aanpak. Daar lees je meer over in het vorige adoptie-blog.

Veranderingen en emoties

Bij het implementeren van nieuwe ICT zijn we vaak heel druk met de techniek, de specificaties en de voordelen die de organisatie als geheel ervan kan hebben. Maar een bedrijf bestaat niet uit systemen en processen. Een bedrijf bestaat uit individuele medewerkers, die hun werk willen doen. Op dat individuele niveau geeft verandering, behalve enthousiasme, ook altijd stress.

Portiva-verandering-en-emoties

Een goed adoptieprogramma neemt mensen bij de hand, voordat ze gefrustreerd raken. Door goede toepassing van communicatie, opleiding en andere belangrijke bouwblokken buig je onzekerheid om naar sceptisch optimisme. Door positieve bekrachtiging en open communicatie kweek je daarna enthousiaste ambassadeurs voor je oplossing.

En vergeet fun ook niet. Kijk eens naar de apps die mensen privé gebruiken: de makers daarvan weten precies hoe je een app zo bouwt dat mensen hem willen gebruiken. Daar hangt hun inkomen immers vanaf. Ze zetten gamification in en besteden heel veel zorg aan content en design om de ervaring van de gebruiker zo prettig en leuk mogelijk te maken. Een Office-, intranet-, of documentmanagementsysteem is natuurlijk vooral functioneel, maar dat wil niet zeggen dat je het niet leuk kunt maken. In onze adoptiebouwblokken is daarvoor dus ook ruim gelegenheid.

Meer lezen over adoptie bij Portiva