Blog

Vijf onjuiste aannames over Microsoft Teams

Neem vooroordelen weg voor het beste integratietraject van Teams. 

"Zucht. Daar gaan we weer. Weer een nieuw stuk software waar we mee moeten leren werken." 

Als er in een bedrijf iets verandert aan de manier van werken, hoor je altijd klachten. En er verandert veel, want de ontwikkelingen volgen elkaar in een hoog tempo op. Veel aandacht voor gebruikersadoptie is dan essentieel om iedereen aan boord én blij te houden. 

Het is een samenspel van IT, gebruikers en management. 

Help, we moeten fuseren

Wij werken voor veel grote organisaties in verschillende branches. Een fusie tussen grotere organisaties maakt een gebruikersadoptietraject vaak nog lastiger. De ene organisatie werkt met pakket A en de andere met pakket B. Dat moet allemaal gelijkgetrokken worden. Ineens heb je dan als professional niet alleen allemaal nieuwe collega's, je moet ook nog eens op een hele nieuwe manier met ze communiceren. Dit verloopt niet altijd even soepel en er zijn soms veel vooroordelen. Daarom is het belangrijk om duidelijk te communiceren en met goede argumenten deze vooroordelen te weerleggen.  

Dat ondervonden wij onlangs ook bij het begeleiden van de Microsoft Teams-integratie bij Vodafone en Ziggo.  

Dit waren de belangrijkste vijf vooroordelen:  

1. Dit gaat mij veel tijd kosten

Gedeeltelijk klopt dit natuurlijk. Overgaan op een nieuw systeem vergt tijd. Je moet leren hoe het werkt, alle instellingen doornemen en - het belangrijkste - het integreren in je manier van werken. Maar wij zien die tijd vooral als een investering. Want uiteindelijk gaat Teams je tijd besparen. Je zult zien dat je veel minder mail krijgt, vooral intern, en dus word je minder afgeleid. Dat betekent meer focus op waar het eigenlijk om gaat: je werk.  

2. Teams is gewoon Skype in een nieuw jasje

Teams kan wat Skype kan, maar tegelijkertijd kan het veel meer. Zie het als een dashboard waar je alle voor jou relevante informatie vindt, terwijl aan de achterkant al je apps gebundeld worden. En het Skype-gedeelte werkt trouwens nog eens stukken beter ook. Zelfs bij een matige internetverbinding heb je uitstekende gesprekskwaliteit. 

3. Met de Teams-app op mijn telefoon heb ik nooit meer rust

Jij bent en blijft de baas over je eigen telefoon en werk. Geen zin in meldingen? Dan geef je eenmalig in de instellingen aan dat je die buiten kantooruren en in het weekend niet wilt ontvangen. En onder werktijd is de app een handige toevoeging waarmee je, razendsnel en waar je ook bent, even een document kunt lezen of kunt reageren op een vraag van een collega. 

4. Het maakt niks uit of ik een document mail of in Teams zet

Het verschil tussen een document mailen en werken in Teams is precies wat werken in de cloud zoveel beter maakt dan het oude 'offline' werken. Omdat je in Teams met gedeelde bestanden werkt, werk je altijd samen in de laatste, up-to-date versie. Geen gehannes meer met versienummers in de bestandstitel en altijd de mogelijkheid om terug te gaan in de tijd. Bovendien kun je chatten en overleggen in de kantlijn. Zowel documenten als chat zijn doorzoekbaar met een handige zoekfunctie. Produceert en verspreidt jouw organisatie veel documenten, zoals planningen, projectvoorstellen en presentaties? Dan ga je hier de echte winst pakken. 

5. Ik moet steeds weer aan iets nieuws beginnen

Wéér een app erbij in Office 365? En dan ook eentje die eigenlijk alleen maar dingen doet die andere apps ook al doen? We horen het vaker: "Teams is gewoon Office 365 maar dan weer net anders. Dus moet ik weer allemaal nieuwe dingen leren om mijn werk te kunnen doen." Niets is minder waar. Omdat Teams alles samenbrengt in één overzichtelijk dashboard - je SharePoint-documenten, je Skype-calls, je chatberichten, etc. - heb je alles op één plek. Eén keer inrichten, en je bent altijd op de hoogte van wat anderen in het team doen en zij van wat jij doet. Zo houd je dus juist het overzicht. 

Niet iedereen is een early adopter 

Veel van de weerstand tegen nieuwe toepassingen komt dus voort uit onbekendheid met de mogelijkheden. Technologie spreekt bijna nooit voor zichzelf, dus alleen nieuwe apps installeren bij mensen is niet genoeg. Niet iedereen is een early adopter, die zin heeft om op eigen houtje de nieuwe mogelijkheden te gaan ontdekken. De meeste mensen willen het liefst blijven doen wat ze doen, op hun vertrouwde manier. Totdat iemand ze met aandacht bij de hand neemt en ze helpt met veranderen. Neem je daar als organisatie geen tijd voor, dan zal de weerstand alleen maar toenemen en mislukt je implementatie.  

Meer weten? Meld je aan voor het webinar 

Meer leren over gebruikersadoptie van Microsoft Teams aan de hand van de concrete case van VodafoneZiggo? Business Consultants Fleur Muit en Bram Slits praten je bij tijdens een gratis webinar op 31 oktober. Zij laten zien hoe implementatie en adoptie van Teams in hun werk gaan. Dit webinar gaat over de toepassing van Teams in het dagelijks werk, niet de technische installatie en configuratie. 

Meld je aan voor het webinar van 31 oktober

Meer weten?

Meld je aan voor het webinar: Samenwerken 3.0 met Microsoft Teams.