Blog

Microsoft Teams

Modern Workplace

Versneld Teams uitgerold in je organisatie. Hoe nu verder?

2020-07-07_header_image_blog

De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat het gebruik van Microsoft Teams enorm is gestegen. Veel organisaties hebben Teams versneld beschikbaar gesteld toen we opeens noodgedwongen vanuit huis moesten werken. Hoewel Teams dus enorm populair is geworden, zien wij ook risico’s ontstaan. Bij de implementatie worden belangrijke onderwerpen zoals governance en security vaak vergeten. In deze blog vertellen we je wat erbij komt kijken om Teams gecontroleerd, veilig en succesvol uit te rollen, met behulp van ons Modern Workplace Maturity Model.

De moderne werkplek

Doordat we opeens allemaal vanuit huis moesten werken is de ‘rol’ van Teams in de moderne werkplek ineens een stuk duidelijker geworden. De term ‘any place, any time, any where’ is nu echt realiteit. In organisaties waar Teams nog niet of beperkt gebruikt werd, was SharePoint voorheen voornamelijk de plek om documenten te delen met de collega’s om je heen. In een paar maanden tijd zijn we echter opeens heel erg gewend geraakt aan het ‘op afstand’ werken. Het communiceren en ‘in contact’ staan met je collega’s via Teams blijkt daarmee opeens ook op z’n plek te vallen.

Neem nou de volgende situatie:

Je wilt een collega spreken over de opzet voor een online event. Je zoekt in Teams die collega op en stuurt een chat berichtje of hij/zij even kan bellen. Bellen is inmiddels standaard een videogesprek geworden. Nu iedereen een custom achtergrond kan instellen in Teams is de eerste vraag vaak “Waar zit jij?”. Vervolgens deel je je scherm en bespreek je gezamenlijk de opzet. Een dag later in diezelfde chat deelt je collega een document met je wat aansluit op het gesprek van gisteren. Gezamenlijk werk je verder aan de uitwerking van het event.

Als je dit scenario een half jaar geleden gebruikte om uit te leggen wat de moderne werkplek nou eigenlijk te bieden heeft, werd je vaak glazig aangekeken. Toch vinden dit soort scenario’s nu heel veel plaats in organisaties die de afgelopen maanden versneld Teams hebben uitgerold. Opeens zitten we midden in die ‘Moderne werkplek’.

Wat komt er allemaal bij kijken?

Hele grote groepen gebruikers hebben nu hun weg met Teams gevonden. Is het dan zo simpel? Voor een deel wel ja, maar als je iets verder kijkt toch ook weer niet. Als jij lid wordt gemaakt van een team, heb je zo de eerste documenten gevonden of gereageerd op een vraag in de chat. Maar naar mate het gebruik groter wordt, en we verwachten dat iedereen meedoet, en we óók nog eens mensen van buiten de organisatie erbij willen betrekken… Dan wordt het toch wat ingewikkelder. Dan blijkt dat het toch wel handig is om afspraken te maken over ‘wie’ er nieuwe Teams omgevingen mag aanmaken en ‘wanneer’ en ‘waarvoor’ je dat doet. Als we vervolgens verwachten dat iedereen mee gaat doen, blijkt dat er toch wel wat uitleg en training nodig is. Niet alleen over hoe de knoppen werken, maar vooral ook hoe we er als individu, team, afdeling, project of organisatie gebruik van maken. En wat te denken van het delen met externen, en de honderden apps die standaard in Teams zitten en ‘ontdekt’ gaan worden.

Door Teams versneld uit te rollen hebben we onze productiviteit kunnen redden, maar aandacht voor ‘Hoe gebruik je Teams?’ (adoptie), ‘Welke regels en afspraken hebben we rondom Teams?’ (governance) en ‘Hoe staat het met de beveiliging van Teams?’ (security) wordt nu essentieel om ook naar de toekomst toe productief en succesvol met Teams te blijven.

Adoptie, Governance en Security

De 3 onderwerpen: adoptie, governance en security vormen een spanningsveld waar organisaties hun juiste groeipad in moeten vinden. Naar mate het gebruik van Teams in de organisatie groeit wordt het belangrijker om goed en helder te communiceren hoe Teams werkt en waarvoor het gebruikt wordt in de organisatie. Als je dit echter zo goed doet dat iedereen Teams gaat gebruiken, zul je inzien dat je te laat bent met maken van regels en afspraken rondom het aanmaken en beheren van Teams waardoor je als organisatie de grip verliest. Dit geldt nog sterker voor het onderwerp security, als je geen zicht meer hebt welke informatie met wie gedeeld wordt en via welke apparaten informatie toegankelijk is, heb je als organisatie een serieus probleem.

Dan blijkt dat de uitrol van Teams toch niet zo simpel is en dat het een mix van verschillende rollen, functies en middelen vereist om ook naar de toekomst toe succesvol met Teams te zijn.

Het Modern Workplace Maturity Model

Vanuit Portiva hebben we een maturity model opgesteld voor de moderne werkplek in Microsoft 365. De drie pijlers ‘adoptie’, ‘governance’ en ‘security’ staan daarin centraal. Iedere pijler is opgedeeld in 5 sub-onderwerpen. Aan de hand van dit model geven we organisaties inzicht wat erbij komt kijken om succesvol met het Microsoft 365 platform aan de gang te gaan, maar ook voor specifiek de uitrol van Teams geeft het inzicht wat daarbij komt kijken.

Blog_versneld_temas_uitgerold_2020207_image_01

In het Microsoft 365 platform en zeker bij Teams zijn de onderwerpen adoptie, governance en security heel snel met elkaar verbonden. Neem als voorbeeld een organisatie die Teams wil gaan inzetten voor het samenwerken in projecten:

  • Via het uitwerken van het werkscenario “projecten” wordt de inrichting van Teams afgestemd op de bestaande projectaanpak van de organisatie (adoptie).
  • Werkafspraken worden gemaakt over het proces van aanvragen en aanmaken van nieuwe Projectruimtes (governance).
  • In Teams worden instellingen gezet om in de projectruimtes ook met externen te kunnen samenwerken (security).

Waarvoor je Teams ook gebruikt, je raakt altijd deze drie onderwerpen. Het maturity model geeft niet alleen inzicht in de verschillende onderwerpen, maar biedt ook een groeipad. Aan welke onderwerpen moet je als eerste invulling geven en welke onderwerpen kun je ook later oppakken.

Wil je meer weten over het maturity model? Of heb je hulp nodig bij de implementatie van Microsoft Teams? Laat het ons weten! We vertellen je er graag meer over.

 

Meer weten over ons Maturity Model? 

Vul het formulier in en wij nemen contact met je op.