Blog

PowerApps

Flow

Power Automate

Power Platform

Power Automate licenties veranderd

2020-09-02_header-blog-power-automate-licenties
Gebruik jij Power Automate (voorheen Microsoft Flow)? Dan heb je misschien al gehoord dat het licentiemodel een tijdje geleden is veranderd. Hoewel dit tot nu toe nog niet actief door Microsoft werd nageleefd, gaat dat per 1 oktober 2020 veranderen. Dit kan gevolgen hebben voor de kosten voor het gebruik van deze functionaliteit binnen jouw omgeving. In deze blog vertellen we je wat dit betekent en hoe wij je kunnen helpen om de impact te bepalen
. 

Wat is er anders?

Andere limieten en manier van meten
De kosten van Power Automate worden niet meer gebaseerd op het aantal flow runs per maand, maar op het aantal action calls (flow acties) per dag. Dit houdt in dat je met een complexe flow sneller over je limiet zit.  

Of het nu een complexe flow was met 300 acties of een eenvoudige flow met 2 acties dat maakte niet uit. In beide gevallen ‘kostte’ het je 1 flow run. In de oude situatie was dit een aantal flow runs (3000 bij een E3 licentie) per maand. Dit wordt nu een aantal action calls (flow acties) per dag (2000 bij een E3 licentie).

Verbruik wordt niet meer gedeeld
Action calls worden niet meer gedeeld over de hele organisatie, maar worden puur gemeten per gebruiker per dag. Dit betekent dat je action calls moet bijkopen als gebruikers regelmatig over hun limiet gaan. 

Stel je werkt in een organisatie met 500 medewerkers, waar er maar 10 intensief van Power Automate gebruik maken. Dan werden in de oude situatie het aantal flow runs verdeeld over het totaal aantal medewerkers. In de nieuwe situatie worden de action calls dus niet meer gedeeld, of ‘gepooled’, zoals Microsoft het noemt.

Meer premium actions
Veelgebruikte flow actions, zoals de HTTP connectors ten behoeve van webservices calls, vallen nu onder de premium actions. Om premium actions te kunnen gebruiken, hebben zowel de makers als de gebruikers een Power Automate-licentie nodig

Alleen een licentie op je serviceaccount is niet meer voldoende
Bevat je flow premium actions? Dan heeft zowel de maker als de gebruiker van deze flow een licentie nodig. Ook als alle acties vanuit een serviceaccount draaien. Dit noemt Microsoft ‘Multiplexing’. 

In de oude situatie maakten we vaak flows die alleen draaiden onder de context van een Service account. Waarbij we dus alleen dat ene account extra licenties gaven. Maar in de nieuwe situatie kan dit niet meer. Iedereen die linksom of rechtsom gebruik maakt van de functionaliteit van de flow heeft een extra licentie nodig. De regels omtrent multiplexing zijn alleen nog wel erg ondoorzichtig. Ook is het nog niet duidelijk hoe MS dit gaat bijhouden.

Wanneer gaan deze wijzigingen in? 

  • Hoewel de meeste tenants al over zijn op het nieuwe licentiemodel, worden de nieuwe regels op dit moment nog niet actief nageleefd door Microsoft. Per 1 oktober 2020 gaat dit dus veranderen.
  • Vanaf oktober komen er monitoringtools beschikbaar in het Admin center, waarmee Microsoft je actions calls gaat meten. Zij zal vanaf dan waarschuwingen naar de tenant Admin sturen en op termijn overgaan tot het blokkeren van functionaliteit.

Wat betekent dit voor jou?

Maak je gebruik van Power Automate? Dan is de kans groot dat het nieuwe licentiemodel impact heeft op de kosten die je maakt. Wij adviseren je dan om snel actie te ondernemen! Om de continuïteit van je business processen te waarborgen moet je eventueel een andere licentie aanschaffen of bepaalde flows ombouwen.

Wat zijn dan de opties?

Grofweg zijn er een paar oplossingsrichtingen:

Zijn er flows met premium connectors?

  • Maken weinig mensen gebruik van deze flow?
    ο  Kies dan voor een flow per user plan-licentie (15$/user)
  • Maken veel mensen gebruik van deze Flow?
    ο  Kies dan voor een flow per flow-licentie (100$/flow)

Zijn er flows die veel action calls genereren?

               ο  Zet deze flows over naar logic apps
               ο  Flow per flow-licentie (100$/flow)

Daarnaast is er ook de mogelijkheid dat je bepaalde premium actions ombouwt naar niet-premium varianten. In bepaalde gevallen kun je in plaats van http-connectoren ook de ‘respond to a PowerApp or flow’ action gebruiken. Hiervoor moet je wel je oplossing in Solutions zetten.
powerapp of flow

Hoe kan Portiva je helpen?

We helpen je graag met een Impact Analyse op jouw omgeving. 

Boek nu een Impact Analyse

  • In een dag scannen onze business process experts jouw Power Automate omgeving. 
  • We rapporteren duidelijke welke flows er worden gebruikt en wat de impact is van het vernieuwde licentiemodel op je maandelijkse kosten. 
  • We geven advies over de diverse licentiemogelijkheden op het Power Automate platform. 
  • We kijken samen welke flows er eventueel omgebouwd moeten worden naar logic apps. 
  • Het resultaat is een duidelijke roadmap en stappenplan om te voldoen aan het nieuwe licentiemodel. 
Zo ben je klaar voor de toekomst en kunnen jouw business processen blijven werken zoals je mag verwachten. 

Meer lezen?

Boek nu een Impact Analyse!