Blog

Adoptie

Onboarden van 25.000 medewerkers wereldwijd. Hoe doe je dat?

Hoe onboard je 25.000 of meer medewerkers wereldwijd uit verschillende landen en kantoren op een Office 365 applicatie? Een klantcase. 

Het is een uitdaging bij het introduceren van ieder nieuw (intern) systeem binnen een bedrijfEen nieuw intranet, een tijdschrijf systeem of een project management tool, het wordt niet vanzelf in gebruik genomenAls het onbekend terrein voor jou als medewerker is, moet het systeem je wel duidelijk voordelen geven wil je het gaan gebruiken 

Deze uitdaging speelt ook voor de ‘eigenaren’ van het nieuwe systeem. Er is geld in gestoken, nagedacht over de aansluiting op de werkvloer, gekozen voor een agile software ontwikkel aanpak, draagvlak bij stakeholders gecreëerd, geluisterd naar de medewerkers, de software is gebruiksvriendelijk en intuïtief gemaakt, alles om het goed te laten landen in de organisatieNu de volgende horde, hoe ga je dit introduceren bij je eindgebruikers en het hen zo makkelijk mogelijk maken om er een vliegende start mee te maken? Gelukkig heb je daar al lang over nagedacht! 

Zo introduceerden wij onlangs een systeem binnen een bedrijf met meer dan 25.000 medewerkers. Een systeem dat de primaire bedrijfsprocessen ondersteunt en baat heeft bij een groot aantal gebruikers. Het systeem, dat is gebouwd op Microsoft technologie bestaat uit een mix van Office 365 Groups of Teams en een zeer uitgebreide Azure webapplicatie.  

Een centrale vraag tijdens het project was: Hoe zorg je er dan voor dat 25.000 medewerkers dit allemaal gaan gebruiken? 

Hiervoor hebben wij onze ABC aanpak ingezetNaast deze modulaire en schaalbare adoptieaanpak kunnen wij putten uit ervaring bij verscheidene klanten, waar we adoptiewerk hebben verrichtMaar toch, het blijft altijd een uitdaging de aanpak voor een andere klant zo passend mogelijk te maken. Unieke elementen binnen een organisatie maken dat een aanpak bij de ééwel werkt, maar dit niet per definitie succes garandeert bij een andere organisatie.  

In het geval van de klantcase hebben we de adoptie van het systeem zmakkelijk mogelijk gemaakt voor de eindgebruikers. Zo organiseerden we een live gang per regioDit maakt de introductie van het systeem zowel technisch als adoptie technisch overzichtelijker en behapbaarNog steeds wel 6.000 medewerkers per livegang eje hoeft daarbij geen wiskundige te zijn om te bedenken dat live deze 6.000 medewerkers training geven niet de beste methode is. Maar, we hoefden nu geen rekening meer te houden met meerdere tijdszones en we hoefden niet alle kantoren over de gehele wereld gelijk te ondersteunen. We kozen daarom voor een mix van adoptiemiddelen in onze aanpak. Deze licht ik in een nutshell graag toe: 

  1. Ambassadeurs: per regio vroegen we 40 medewerkers om een Office Ambassadeursrol te willen vervullen. Zij kregen naast tijd, ook een unieke training en vooraf al gelegenheid om de nieuwe functionaliteiten te gebruiken. Daarnaast toetsten we ons trainingsmateriaal en vulden dezeinclusief onze adoptiestrategie, verder aan. In onze selectie van ambassadeurs hielden we rekening met verschillende niveau’s van digitale vaardigheid en dat er binnen de meeste fysieke kantoren iemand met deze rol vertegenwoordigd is. 
  1. Supportvoorafgaand aan de livegang is er natuurlijk trainingsmateriaal- en naslagwerk opgesteld. Maar we gebruikten ook onze troefkaart, Office 365 TeamsPer regio een team inclusief enkele kanalen waarop alle noodzakelijke informatie en communicatie voorhanden wasIedereen kan deze informatie raadplegen en vooral laagdrempelig vragen stellen en zelf beantwoorden! Zowel de ambassedeursals andere gebruikers, alsook de ‘makers’ van het systeem zijn hier vertegenwoordigd. Het geeft de makers ook gelegenheid bepaalde keuzes toe te lichten en uiteindelijk de backlog weer te vullen met nieuwe wensen. 
  1. OpleidingMaterialen zoals quick reference cardsvideo’s, best practises en handleidingen staan centraal beschikbaar via de kanalen in Office 365 Teams. Hier vindt ook communicatie rondom updates, fixes en roadmap plaats. Een belangrijk opleidingselement was een interactieve training van ongeveer 30 minuten met uitleg van het nieuwe systeem. Iedere medewerker kreeg de mogelijkheid deze te doen en deed deze ook om te voorkomen dat men voor de hand liggende vragen op de Teams stelde (merkten wij). 
  1. Monitoring: door gebruik te maken van onder andere Azure Application Insights, kunnen we goed het gebruik van het syteem monitoren en hierop reflecteren. Middels de Office 365 Teams (puntje 2) krijgen we ook een goed beeld van het sentiment onder de gebruikers. Welke functionaliteit moeten we aandacht aan besteden en welke functionaliteit is voor nu even prima. Inmiddels is onze backlog daardoor behoorlijk gevuld en ligt de uitdaging bij de product owner om daar vervolg aan te geven.  

Hoe nu verder? 

We zijn inmiddels halverwege de 25.000 medewerkers. En de komende maanden staat de andere helft een live gang te wachten. Onze aanpak werkt vrij succesvol, toch merkten we per regio unieke uitdagingen te hebben. Dit is een mix van issues puur gericht op kantoor applicatie inrichting, als ervaringen op het vlak van werkcultuur. Zo doen ook wij weer nieuwe ervaringen op, die we misschien wel bij jouw adoptievraagstuk gaan gebruiken!  

Wil je meer weten over onze ABC-aanpak of over een adoptietraject binnen jouw organisatie, neem dan contact met ons op door een e-mail te sturen of te bellen naar 085 - 489 10 08.

 

 

Download nu ons whitepaper over adoptie:
Verandering is geen optie!