Blog

Heb je bij Office 365 een adoptietraject nodig?

Overwin weerstand in je organisatie met een gestructureerde aanpak

Vroeger ging het bij ICT-implementaties vooral om het technisch aanzetten, inrichten en uitrollen van nieuwe omgevingen. Tegenwoordig wordt er steeds meer aandacht besteed aan doelbewuste inzet en adoptie van cloud-applicaties en –services in de gebruikersorganisatie. Ook bij Office 365-implementaties wordt meer en meer rekening gehouden met de menselijke kant.

Maar hoe pak je dat aan? En heb je bij een bekend en vertrouwd pakket als Office eigenlijk wel een adoptietraject nodig? Het antwoord daarop is nee. En tegelijk ook ja.

Adoptie wordt gemeengoed

In de ICT komen nogal wat nieuwe concepten voorbij. Enterprise social, cloud, collaboration... Na verloop van tijd zijn ze allemaal gemeengoed geworden. Zo gaat dat nu ook met adoptie: steeds minder een buzzword, steeds meer onderdeel van het menselijk en organisatorisch proces dat een noodzakelijke aanvulling is bij technische implementatie projecten. Ook bij de implementatie van SharePoint, Teams en andere Office 365-toepassingen wordt adoptie steeds vaker standaard meegenomen. Kleine en grote organisaties zien in dat investeren in gebruikersadoptie niet alleen het rendement uit ICT-investeringen enorm verbetert, maar ook gewoon noodzaak is vanuit het perspectief van productiviteit en beveiliging. Wat in eerste instantie een extra kostenpost lijkt, blijkt meestal juist bij te dragen aan een snelle en probleemloze implementatie. Oplossingen worden sneller omarmd, problemen worden sneller opgelost en ICT-projecten renderen beter en sneller.

Optimaal gebruik van Office 365

Een vraag die we bij Portiva soms krijgen, is of een adoptietraject noodzakelijk is voor iedere Office 365-toepassing. Het antwoord daarop is dus niet helemaal zwart-wit. De 'Online' varianten (webapplicaties) van Outlook, Word, PowerPoint, Excel en OneNote zijn zeer bekende en gebruiksvriendelijke toepassingen en zijn voor de meeste eindgebruikers ook meteen vertrouwd. Het in gebruik nemen daarvan vereist dus nauwelijks adoptie-activiteiten. Maar overgaan op werken in de cloud is meer dan een paar browser-apps. Apps en services als OneDrive, SharePoint en Teams worden minder snel omarmd en in het dagelijks werk opgenomen in vergelijking met de Office Online applicaties. En naast documentopslag, informatie-uitwisseling en samenwerking biedt Office 365 nog veel meer. Planner, Forms en Sway komen ook binnen bereik van al je gebruikers en Office 365 wordt alsmaar breder benut. En voor deze toepassingen is het wel noodzakelijk om adoptie gestructureerd aan te pakken. Daarmee voorkom je dat de ene helft van het bedrijf fanatiek aan de gang gaat met de nieuwe mogelijkheden, terwijl de rest vasthoudt aan e-mailcommunicatie en netwerkschijven. Ook vanuit het perspectief van compliance, security en governance is het belangrijk om het gebruik van deze nieuwe functies in goede banen te leiden.

Komt werken in de cloud juist niet van de grond?

Het zomaar aanzetten van Office 365 vanuit de beheerafdeling leidt dus niet per se tot optimaal gebruik ervan. Maar nog erger is het als werken in de cloud helemaal niet van de grond komt. Jij als ICT-manager wil, samen met het hoger management, graag het 'moderne digitaal werken', of het 'werken in de cloud', omarmen. Maar wat doe je als je gebruikers de nieuwe tools links laten liggen en vasthouden aan hun eigen manier van werken? Weerstand binnen je organisatie overwin je door de uitrol van nieuwe tooling samen met je eindgebruikers doelbewust uit te denken, in te richten en toe te passen. In de praktijk zien we dat deze aanpak, het vanaf het begin betrekken van de medewerkers, gevolgd door een gestructureerd adoptietraject, snel tot het gewenste resultaat leidt. Wat we ook geleerd hebben, is dat er geen standaardaanpak is. Iedere organisatie heeft zijn eigen uitdagingen. Het is zaak om daar pragmatisch mee om te gaan en de adoptiestrategie te kiezen die het beste past.

De cloud echt omarmen? Kies de juiste adoptie-aanpak

Om toch enige standaardisering aan te brengen in adoptie-maatwerk, hebben we de Portiva ABC-aanpak ontwikkeld. Binnen deze aanpak hanteren we 'adoptiebouwblokken', bewezen technieken die in iedere willekeurige samenstelling kunnen worden ingezet. Zo combineren we maatwerk met bewezen best practices. De ABC-aanpak leert organisaties, afdelingen en individuele medewerkers succesvol te werken met cloud-applicaties. Door die flexibele aanpak kunnen we adoptiebudgetten vaak heel effectief inzetten en samenwerken in de cloud wél van de grond krijgen.

Hoe goed werkt ICT-adoptie in jouw organisatie?

Heb jij een goed beeld van waar jouw organisatie staat met adoptie? Ben je in staat om de juiste adoptiemiddelen in te zetten, in de juiste vorm en op het juiste moment? Weet je of je organisatie klaar is voor adoptie van Office 365? Met de Portiva Adoptiescan weet je het meteen.

Plan hem vandaag nog

Verder praten
over adoptie?