Blog

7 Uitdagingen bij gebruikersadoptie van nieuwe ICT (en wat je eraan kunt doen)

Hoe je zorgt dat jouw ICT-oplossingen wél effectief gebruikt worden

Effectief aan de slag gaan met nieuwe ICT, zoals Office 365, gaat niet vanzelf. We vatten de meestvoorkomende problemen hier samen. Herken je deze uitdagingen?

Probleem 1. Weerstand bij medewerkers

"Waarom zou ik veranderen? Wat zijn voor mij de voordelen? Ik doe mijn werk zoals ik gewend ben en dat gaat goed!" Herken je dit? Tekenen van weerstand, waarbij een medewerker, terecht of niet, vraagtekens zet bij een verandering. Of het nou gaat om wisselen van koffiemerk of om nieuwe kantoormeubels, bij verandering is weerstand de meest natuurlijke en dus een veelvoorkomende reactie van mensen. We zijn nou eenmaal gewoontedieren; tevreden zodra we ergens een draai in hebben gevonden. Dat geeft ons vertrouwen en dat voelt veilig en goed.

Probleem 2. Trage of zelfs geen verandering

Als je iets krijgt waar je niet om hebt gevraagd, bijvoorbeeld een nieuwe versie van Outlook, Word of je internetbrowser, kunnen er twee dingen gebeuren: je bent blij verrast of juist geïrriteerd. Bij dat laatste schieten medewerkers dan vaak in de weerstand. Worden ICT-veranderingen voor de zoveelste keer ongevraagd doorgevoerd, dan kweek je een organisatie die standaard in de weerstand (en dus niet in de 'meewerkstand') schiet en wordt het overwinnen van weerstand meer en meer een uitdaging. Daar gaat veel tijd en energie in zitten. Dat maakt dat veranderingen zeer traag tot stand komen of zelfs helemaal mislukken.

Probleem 3. Productiviteit neemt niet toe maar af

Stel, je bent een medewerker van een productieafdeling en werkt al jaren met goed werkende software om het werk uit te voeren. Op een dag hoor je dat die software vervangen moet worden. Nog helemaal los van de vraag of de functionaliteit van de software hetzelfde blijft: er komt een verandering. Alleen al het aanpassen van de grafische vormgeving van de software zorgt dat je je moet aanpassen en opnieuw vertrouwd moet raken met de software. De meeste organisaties overschatten de bereidheid van hun mensen om zich aan te passen aan nieuwe software. En als medewerkers het moeilijk vinden om zich aan te passen, zal dat de productiviteit negatief beïnvloeden en zal de verwachte productiviteitswinst uitblijven.

Probleem 4. Office 365 wordt niet optimaal benut

Hoe sneller en vaker bestaande functionaliteiten worden verbeterd en nieuwe functionaliteiten er bijkomen, hoe meer impact dit heeft op de gebruikersorganisatie. Wat wij bij onze klanten veel zien is dat een organisatie naar de cloud en mobiele apps wil, terwijl de medewerker nog leeft en werkt in de wereld van vaste desktop-PC's. Dan heb je een enorme stap te maken in kennis en kunde, die niet even kan worden opgelost door wat communicatie en/of een knoppentraining. Na de implementatie van Office 365 zien we vaak dat Office 365 - met de online varianten (web applicaties) van Word, PowerPoint, Excel, OneNote en Outlook - mondjesmaat wordt opgepikt, maar OneDrive, SharePoint, Delve en Yammer achter blijven in gebruik. En wie, of beter gezegd wat, krijgt dan de schuld? Je raadt het al, Office 365. Terwijl het hier een adoptieprobleem betreft en geen technologieprobleem.

Probleem 5. Schaduw-ICT

Menig organisatie heeft naast de eigen ICT-systemen, apparaten en applicaties - vaak onbewust - meerdere schaduwomgevingen aan cloud-software die niet beheerd, laat staan gemonitord worden. Veel business-afdelingen shoppen zelf online naar softwareoplossingen, meestal met het excuus dat zij niet door de ICT-afdeling worden gefaciliteerd. ICT maakt een razendsnelle transitie door, van onderhouds- en kennisintensieve eigen infrastructuur naar SaaS, PaaS en IaaS-oplossingen. Microsoft Office 365 en Azure zijn daar voorbeelden van die heel veel voordelen bieden. Maar het is zeer eenvoudig om elders een oplossing aan te schaffen, dus zal de 'officiële' ICT altijd moeten concurreren met andere cloud-oplossingen.

Probleem 6. Medewerkerstevredenheid neemt af

Alsmaar sneller veranderende software, die doorgaans door leveranciers via de cloud naar de klant wordt gepushed, zorgt dat medewerkers vaak onaangenaam worden verrast door onverwachte veranderingen. Als deze veranderingen dan niet de beloofde voordelen opleveren, wordt het vertrouwen in de ICT-afdeling er niet beter op. Er zijn goede voorbeelden van organisaties die zorgen voor een professionele informatievoorziening rondom ICT-veranderingen. Maar als deze processen/dienstverlening niet meegroeien in de ontwikkeling naar de cloud, dan blijft dit zorgen voor lage medewerkerstevredenheid.

Probleem 7. De organisatie wil niet duurzaam veranderen

De grootste uitdaging die bedrijven vandaag de dag ervaren, is een organisatie die niet duurzaam wil veranderen. Medewerkers - zowel beheer- als gebruikersorganisatie - zijn zonder hulp niet in staat de wendbare en digitale organisatie van de toekomst te worden, die nodig is in een wereld die alsmaar verder digitaliseert. Wil een bedrijf duurzaam winstgevend blijven, dan is digitaliseren een van de belangrijkste thema's op de agenda.

Dat doet een continu beroep op het verander- en aanpassingsvermogen van mensen, waarbij de bovenstaande problemen zullen optreden als er niet voldoende wordt geïnvesteerd in gebruikersadoptie.

ABC-aanpak

Succesvolle adoptie vraagt om een gestructureerde aanpak

Continue verandering betekent dat ook adoptie verankerd moet worden in je ICT-processen. Anders blijf je iedere keer weer tegen deze problemen aanlopen. Bij Portiva hebben we hiervoor het Adoptie-ABC ontwikkeld: een aanpak in vier fasen die niet alleen voorziet in een soepele adoptie van je nieuwe ICT-oplossing, maar ook in het opstarten van wat wij adoptie-as-a-service noemen: een continu adoptieproces dat past bij de evolutie van jouw cloud-oplossingen.

Meer weten over onze adoptie-oplossingen? Kijk op de oplossingspagina voor meer informatie, downloads en webinars.

Meld je aan