Blog

Microsoft Teams

Modern Workplace

3 tips voor het inrichten van je Microsoft Team

Topbanner website - 3 tips voor het inrichten van je Microsoft Team

Je bent van plan om een eigen team aan te maken in Microsoft Teams voor jou en je collega’s. Maar hoe zit het met de inrichting? Waar moet je aan denken als we het hebben over bestanden? En mogen externen ook deelnemen, of juist niet? In deze blog vertellen we je wat erbij komt kijken om jouw team goed en compleet maar vooral ook veilig in te richten. .

Bepaal het doel van je team

De belangrijkste vraag die je voor jezelf maar ook voor je teamleden moet beantwoorden is: waarom maak ik dit nieuwe team aan? Welke meerwaarde gaat het hebben voor de teamleden? Als je collega’s geen nut of noodzaak zien om “weer in een nieuw team” te moeten werken zullen zij bij voorbaat al afhaken en ontstaat er een hoop weerstand.

Ook is het verstandig om eerst na te gaan of er binnen jouw Teams-omgeving misschien niet al een bestaand team is voor hetzelfde onderwerp of project/afdeling. Dit doe je door boven in de zoekbalk in Teams te zoeken op trefwoorden, maar ook zie je de reeds aangemaakte teams beschikbaar in je scherm wanneer je op de knop Lid worden van een Team of een nieuw Team aanmaken klikt. Deze vind je links onder in jouw Teams scherm:

Afbeelding1 - Lid worden van een Team of een nieuw Team aanmaken

Vermeld bij het aanmaken goed waarvoor dit team bedoeld is en gebruikt gaat worden. Dit doe je door tijdens het aanmaken van het team de naam en beschrijving toe te voegen. Je kunt altijd achteraf je bestaande team nog bijwerken.

Afbeelding2 - Microsoft Teams - Teamnaam beschrijving en privacy

In ditzelfde venster geef je de Privacy van jouw team aan:

  • Openbaar: Iedereen in uw organisatie kan deelnemen
  • Privé: alleen team-eigenaren (owners) kunnen teamleden toevoegen

Naast bovenstaande stappen is het ook goed om na te denken over bepaalde werkafspraken binnen jouw team, zoals:

  • Gebruiken we ons team voor ALLE communicatie?
  • Gebruiken we bijvoorbeeld geen mail meer?
  • @mention je team/kanaal/persoon als je iets nodig hebt of een reactie verwacht
  • Ga er niet vanuit dat iemand het gesprek gelezen heeft zonder dat je het team of de persoon @mentioned is.
  • Gebruik bij persoonlijke vragen de chat functionaliteit om 1 op 1 te praten en plaats deze niet op de teams kanalen. Hierdoor haken collega’s af of verliezen nieuwe projectleden het overzicht.
  • Bij het starten van een nieuw bericht heb je de optie om een titel te gebruiken. Een titel geeft duiding over het onderwerp en de lezer ziet in een keer of het onderwerp interessant is voor hem of haar.

Lees in deze blog meer over werkafspraken in Microsoft Teams.

Kies een structuur voor bestanden en aanvullende apps

Ga je veel met bestanden en/of apps werken binnen je team? Dan is het van groot belang om vooraf een structuur te bepalen. Zo wordt het voor jouw teamleden makkelijk om bestanden te vinden en ook op te slaan, en weet iedereen welke aanvullende apps er gebruikt worden.

Ons advies is om goed na te denken over de verschillende (typen) bestanden die gebruikt zullen worden in jouw Team, om vervolgens te bepalen of en zo ja, hoeveel mappen er moeten worden aangemaakt. Als je bijvoorbeeld veel gebruik maakt van PowerPoint presentaties zou het een logische keus zijn om een map Presentaties aan te maken.

Qua apps zijn er ook diverse mogelijkheden. Ons advies is om eerst te starten met de basis apps binnen je Microsoft 365 licentie suite, zoals: Word, PowerPoint, Excel, OneNote, Planner en Forms. Deze apps zijn waarschijnlijk al bekend bij veel van jouw teamleden en dus kun je hierdoor snel(ler)starten met het gebruik ervan. Als iedereen deze apps onder de knie heeft kan er uitgeweken worden naar custom en/of third party apps, zoals Visio of Jira . Let wel op dat er voor sommige apps aanvullende kosten in rekening kunnen worden gebracht.

  Maak je team nog effectiever! Bekijk onze webinar: Online dagstart met  Microsoft Teams  

Je kunt in onderstaand scherm zien dat er enkele mappen zijn aangemaakt en dat er een Planner (Projectplanning) als tab is toegevoegd. Met het plusteken kun je aanvullende apps koppelen.

Afbeelding3 - Projectplanning als tab toegevoegd

Zorg voor een goede rolverdeling

Om jouw team goed te beheren en ervoor te zorgen dat ieder lid het team volgens afspraken gebruikt is het van belang om minimaal 2 teameigenaren te selecteren. Waarom? Wanneer een eigenaar bijvoorbeeld ziek is of met vakantie gaat heb je altijd een back-up achter de hand waardoor het beheer gewoon door kan gaan.

Een Teameigenaar (Team-owner) is iemand die het beheer van het team op zich zal nemen en zorgt dat iedereen het Team op de juiste manier gebruikt. Daarnaast heeft deze rol aanvullende rechten om machtigingen binnen alle teamleden aan te passen of te verwijderen. Deze instellingen kun je als eigenaar gemakkelijk raadplegen onder de Team-instellingen van jouw team.

Afbeelding4 - Instellingen scherm Microsoft Teams

Wil je meer weten over de inrichting van Teams? Of heb je hulp nodig bij de implementatie? Laat het ons weten! We vertellen je er graag meer over.

  Hoe beheer je de externe gebruikers in je cloud-omgeving? Bekijk ons webinar   

Meer weten over het inrichten van Microsoft Teams? 

Vul het formulier in en wij nemen contact met je op.