Blog

Modern Workplace

Power Automate

10 Power Automate best practices die je leven zullen veranderen!

Topbanner blog-layout - 10 best practices Power AutomateHoud jij ook zo van Power Automate? Het is een schitterende tool om diverse taken mee te automatiseren en om business logic mee te developen. Na drie jaar bij verschillende klanten intensief met dit product gewerkt te hebben bedacht ik deze top 10 lijst. Want we houden allemaal van lijstjes (en clickbait titels).

Ik heb de tips in drieën gesplitst. Tips voor, tijdens en na het bouwen van je Flow in Power Automate.

Voor je begint...

Tip 1: Hou rekening met de mogelijkheden en limitaties van Power Automate 

Power Automate kan veel op veel verschillende manieren. Je moet alleen wel weten welke techniek je wanneer toepast.  Een flow met een doorlooptijd van één week richt je bijvoorbeeld anders in dan die van één jaar.  En een flow die 10 items moet verwerken bouw je anders dan een flow die 1000 items moet verwerken.  Zoek dit van tevoren uit zodat je niet voor verassingen komt te staan.

Hier wat belangrijke limieten waar je rekening mee moet houden:

  • 30 dagen maximale runtime
  • 30 dagen worden gerunde Flows opgeslagen
  • 5000 ForEach en Until loops
  • 500 Actions per Flow
  • 2000 Flow runs per maand (dit wordt binnenkort 2000 API Calls per dag)

Voor een up-to-date overzicht (want dit is constant aan verandering onderhevig) ga naar: https://docs.microsoft.com/nl-nl/power-automate/limits-and-config

Tip 2: Teken je Flow uit

Het is heel aanlokkelijk om meteen Power Automate te openen en te beginnen met bouwen. Het gevaar bestaat dat je iets bouwt waar de eindgebruiker helemaal niet op zit te wachten. Veel makkelijker is het om het proces eerst uit te tekenen. Dit proces kun je vervolgens dan heel eenvoudig toetsen met de eindgebruiker. Niet iedereen snapt Power Automate, maar iedereen kan een Flowchart lezen.

Daarnaast helpt een uitgetekende Flowchart je ook tijdens het bouwen van de oplossing. En heb je meteen een stuk technische documentatie als je de oplossing oplevert.

Tools voor Flows

Tools? Voor eenvoudige flows kun je PowerPoint gebruiken. Wordt het complexer? Dan kun je ze in Visio maken. Mijn favoriete tool is https://draw.io. Deze online tool is gratis en je kunt ook importeren/exporteren naar Visio.

Tijdens het bouwen...

Tip 3: Gebruik een moderne browser

Een open deur, ik weet het. Toch heb ik bij meerdere Enterprise klanten gewerkt waar de standaard nog steeds Internet Explorer of een oude versie van de Edge browser stond. Power Automate is een zware browser toepassing, zeker naarmate de flows complexer worden. Oude browsers kunnen daar minder goed mee om gaan. Zelf gebruiken we altijd Chrome of de nieuwe Microsoft Edge browser. Deze draait onder de motorkap ook Chrome (Chromium) en kan prima met grote complexe flows omgaan.

SharePoint 2010 workflows migreren naar Power Automate?  Boek nu onze Power Automate Assessment!

Tip 4: Kies een taal – Stick with it

Taalinstellingen in een Microsoft 365 omgeving zijn vrij onduidelijk. Deze kunnen veranderen per sitecollectie of account of zelfs browserinstellingen. Maar waarom is het zo belangrijk om het bij 1 taal te houden? Kijk bijvoorbeeld eens naar onderstaande afbeelding:

Tip 4 - Kies 1 taal

Yup. Dat is Frans, Engels Russisch en Nederlands in 1 flow. Dit is niet alleen erg verwarrend, het kan er ook voor zorgen dat je flow breekt. Veel expressies en datumnotaties zijn taal/land afhankelijk. Gebruik dit door elkaar heen en je flow kan stuk gaan.

Tip 5: Weet je wat? Gebruik gewoon altijd Engels

Je maakt het jezelf een stuk gemakkelijker door gewoon standaard Engels te gebruiken wanneer je met Power Automate bezig bent. Waarom? Het is handig dat als je een foutmelding krijgt je daarop kunt Googlen. Je zal een stuk meer hits krijgen als je de Engelse foutmelding gebruikt.

Staat je flow in een andere taal dan Engels? Je kan dit sinds kort gelukkig eenvoudig zelf aanpassen in de Power Automate Settings.

Tip 5 - Gebruik gewoon altijd Engels

Tip 6: Geef je acties direct een duidelijke naam

OK, hand in eigen boezem, als ik lekker op dreef ben met het bouwen van de flow dan vergeet ik deze stap vaak. Aan het einde van de dag kijk ik dan op de flow terug en zie deze vol staan met het volgende:

Tip 6 - Geef je Flow een duidelijke naam

Allerlei generieke namen bij de actions. Dit is voor een kleine flow niet zo’n groot probleem, maar naarmate de flow complexer wordt is het steeds lastiger te zien wat nou precies wat is. Ook als je gegevens van de actions in andere actions gebruikt is het vrij lastig onderscheid te maken als er geen duidelijke namen zijn gegeven.

Maar, hoor ik je denken, dan pas ik deze namen toch achteraf aan? Dat kan, maar dan heb je kans dat er verwijzingen in de Flow stuk gaan, omdat deze onder water deze titels gebruiken. Ook is het eenvoudiger om een action meteen een goede naam te geven als je nog weet wat deze precies doet.

Na de livegang...

Tip 7: Documenteer je flow

Ik heb in mijn jaren als consultant vele Word documenten vol geschreven om Business Apps technisch te beschrijven, die uiteindelijk in al die jaren door precies 0 mensen gelezen zijn (ik heb statistieken). Stel jezelf daarom de vraag, waarom schrijf ik technische documentatie? Zodat beheer of een toekomstige consultant aanpassingen kan maken aan het product? Deze zullen niet direct op zoek gaan naar een Word document, maar deze zullen direct de flow openen.

Schrijf daarom zoveel mogelijk context op in de flow zelf. Je kan een flow voorzien van een omschrijving en je kunt commentaar zetten bij losse actions.

Tip 7 - Documenteer je workflow

Dit in combinatie met de Flowchart die je bij Tip 2 gemaakt hebt en de duidelijke namen die je hebt gegeven aan de actions (Tip 6) is meer dan genoeg informatie voor je opvolger om verder te kunnen bouwen aan je oplossing.

Tip 8: Backup! Backup! Backup!

Mijn grootste klacht over Power Automate? Ik kan er nog steeds niet met mijn hoofd bij dat een toepassing waar bedrijfskritische processen op gedraaid worden geen versie beheer heeft. Of nog veel erger, zelfs geen prullenbak.

Heb je de flow aangepast en nu werkt deze niet meer? Ik hoop maar dat je weet wat je gedaan hebt.

Heeft iemand anders een aanpassing gemaakt? Geen enkele manier om dat aan te tonen.

Of, heeft iemand in de organisatie een flow verwijdert waar je 4 dagen aan gewerkt hebt? (Ja!Dit!Is!Gebeurd!) Jammer voor je, weg is weg!

Wat je wel kan doen is exports maken van de flow naar een *.zip bestand. Het is niet ideaal, maar je kan in ieder geval terug als je flow stuk gaat of verdwijnt.

Tip 8 - Back-up

Tip 9: Verhuis de flow naar een Service Account

Als een medewerker onder zijn eigen account Flows heeft gemaakt en daarna uit dienst gaat, dan werken de flows niet meer. De flow en de connecties binnen die flow staan allemaal op jou naam . Als jij niet meer bestaat binnen de organisatie dan zal de flow breken.

Verhuis je flows daarom naar een speciaal daarvoor gemaakt service-account. Dit kun je doen door de flow te exporteren naar een *.zip bestand en deze daarna te importeren met het service account. Op deze manier staat de Flow en de connecties op naam van het Service account. Je flows blijven dan altijd werken en je kunt ze eenvoudiger beheren vanuit 1 account.

Tip 10: Monitor de flows en denk na over andere licentie-modellen

Help! De flow die je gemaakt hebt is zo’n groot succes dat je iedere keer in no-time door de API-Calls van de maand heen bent. Had je maar niet zo’n handige flow moeten bouwen!

Maar zonder gekheid, Microsoft biedt verschillende manieren om dit probleem te verhelpen.

  • Zo kun je een extra abonnement afnemen en zo het aantal API-Calls voor je (service-)account laten ophogen.

  • Ook bestaat er een Power Automate per flow plan waarin je feitelijk een x aantal flows koopt waarmee je veel meer API-calls per maand mag doen.

  • Als laatst is er ook nog de mogelijkheid om je flow om te zetten naar Logic Apps. Je kunt je flow vrij eenvoudig exporteren naar Logic Apps. Deze kan wat beter met grote aantallen omgaan.

And there you have it. De top 10 best practices… voor nu. Power Automate is continu in beweging. De top 10 kan er over een jaar weer heel anders uitzien. Tot die tijd… happy flowing!

SharePoint 2010 workflows migreren naar Power Automate?  Boek nu onze Power Automate Assessment!

Bekijk het webinar van SP2010 workflows naar Power Automate