Blog

Microsoft Teams

Modern Workplace

Teams

IT

Projectmanager

Teams voor de projectmanager: 4 kansen

Banner blog 3 kansen Projectmanager 2

Of je nu aan één groot project of aan meerdere kleinere projecten werkt. Als projectmanager ben je altijd bezig om samen met jouw team naar een resultaat toe te werken. Natuurlijk wil je dat jouw project zo efficiënt en succesvol mogelijk wordt afgerond. Voor corona zag je elkaar op kantoor en kon je face-to-face plannen maken en afstemmen met je team. Helaas is het op afstand werken nu de norm, het "nieuwe normaal". De uitdaging om verbonden te blijven met jouw team en grip te houden op de werkzaamheden wordt lastiger. Want hoe zorg je er nou voor dat jouw team vanuit huis net zo goed of zelfs beter functioneert als voor de pandemie? Vandaag geven we je een aantal tips.

1. Van e-mail naar conversatie

Hoe blijven we verbonden? Als projectmanager wil je grip hebben en controle behouden over jouw team. Voorheen gebeurde dit vooral door middel van een overschot aan projectcommunicatie via de mail. Dat hoeft nu gelukkig niet meer. Microsoft Teams biedt een nieuwe manier van communiceren die veel meer open en transparant is. Een goed voorbeeld hiervan is het werken in kanalen, oftewel "channels". 

Door channels te gebruiken in Teams zijn al jouw gesprekken gegroepeerd. Zorg er wel voor dat je duidelijk afspraken maakt voor het gebruik van deze kanalen.
Spreek bijvoorbeeld af dat als je een reactie van iemand verwacht, je die persoon @mentiont (tagt). Alleen wanneer je iemand @mentiont, wordt die persoon actief op de hoogte gebracht van jouw bericht middels een melding in zijn activiteitenfeed. Door collega's te @mentionen bij belangrijke updates weten zij dus dat er van hun verwacht wordt iets te doen of te reageren op het bericht. Zo is het voor jou als projectmanager ook direct duidelijk dat het bericht gelezen is en dat er iets mee gedaan wordt. 

En de juiste indeling van kanalen? Normaal gesproken begin je altijd met één algemeen kanaal. Lopen de gesprekken nou erg uit, voeg dan kanalen toe op basis van topics of subtopics. Op deze manier kun je in elke channel gericht met elkaar praten en zorg je voor een duidelijke indeling. Als projectmanager van meerdere teams is dit dé ideale manier van communiceren. Je kunt veel makkelijker gesprekken bijhouden en voorkomen dat je overladen wordt in je e-mail inbox. Teams zorgt voor orde en gemak, zelfs digitaal. 

2. Meten is weten 

Waar is iedereen mee bezig en hoe staan we ervoor? Dé belangrijkste vragen van elke projectmanager. Je hebt een bepaald doel ingesteld en hier een tijdlijn voor gemaakt, maar loopt het team wel op schema? Microsoft biedt hier dé ideale oplossing voor: Microsoft Planner. In Planner is het mogelijk een projectvoortgangsoverzicht te maken voor jouw team. En hoe het werkt? Dat is erg simpel. Alle opties die jij als projectmanager voor ogen hebt zijn namelijk aanwezig. Zo is het mogelijk taken toe te voegen per persoon, deadlines in te stellen, bestanden toe te voegen en kun je alles in een overzichtelijke weergave terugvinden, zowel in plannermodus als in kalendermodus. Je kunt afvinken wat gedaan is, bijhouden waar iemand mee bezig is en in één oogopslag zien welke taken er nog open staan. 

Werk jij agile en gebruik je liever een andere tool in het projectmanagementlandschap, zoals bijvoorbeeld Jira? Of heb je zelfs een voorkeur voor het werken vanuit een Excel-bestand? Ook dit is mogelijk. Door een Connector toe te voegen blijf je niet gebonden aan wat Microsoft te bieden heeft. Je implementeert heel gemakkelijk de tool die het beste werkt voor jou en jouw team, en dat alles binnen één omgeving. 

3. Het gemak van opnemen

Microsoft Teams is, zoals velen inmiddels wel hebben ondervonden, een ideale tool voor het houden van meetings, dag- en weekstarten en het bevorderen van de verbintenis onder teamgenoten op afstand. Maar wat als niet elke collega bij een meeting kan zijn waar belangrijke informatie wordt gedeeld? In Teams is het mogelijk om meetings op te nemen. Klik wanneer jij dat wenst op de opnameknop en stop deze nadat alle belangrijke informatie is benoemd of laat het doorlopen tot het einde van de meeting. Na afloop wordt de opname verwerkt en opgeslagen binnen de desbetreffende channel. Zo is het voor iedereen die toegang heeft tot dit channel mogelijk de opname terug te zien op een later moment wanneer hem of haar dat uitkomt. 

4. Samenwerken op afstand

Niet alleen het organiseren en het plannen, maar ook het samenwerken aan documenten wordt door het thuiswerken vaak als uitdaging gezien. Toch hoeft dit helemaal geen last te zijn. Als projectmanager ben je veel bezig met het genereren van informatie en het maken van plannen. Natuurlijk doe je dit met de input van jouw team. Microsoft Teams geeft zelfs de mogelijkheid om met het gehele team op één centrale plek werken te werken aan één document. En dat is nog niet alles! Wil jij een comment in het document toevoegen en dit verwijzen naar een specifiek persoon? Net als in de Teams channels is het mogelijk om ook in documenten een collega te "@mentionen". Zo krijgt de desbetreffende persoon direct een e-mail toegestuurd waarin de tag beschreven staat. Microsoft Teams zorgt er dus voor dat jij als projectmanager ook op afstand snel kunt schakelen, te allen tijde grip hebt op jouw team en bijdraagt aan het snel en efficiënt afronden van jouw project.



Nieuws

Portiva gaat verder met Rapid Circle. Binnenkort organiseren wij onze webinars dan ook onder de naam Rapid Circle. Lees meer over ons en Rapid Circle in het nieuwsbericht.

LogoMorphNew-transparent-light-background

.

Nieuwsgierig? 


In het werk van een projectmanager zitten veel herhalende taken. In Microsoft 365 zit daarom een snel groeiende ‘gereedschapskist’ om kleine én grote frustraties, tijdvreters en inefficiënties uit het projectmanagementwerk te halen: het Microsoft Power Platform. Zo kun jij concentreren op wat echt belangrijk is.

Nieuwsgierig naar meer informatie? Download nu ons whitepaper speciaal voor de projectmanager!

Download whitepaper