Blog

Adoptie

Microsoft Teams

Modern Workplace

Teams

IT

communicatie

Partners in adoptie

Banner Partners in Adoptie blog

Adoptie lukt alleen als IT en Communicatie samenwerken

Veel organisaties zijn in 2020 haastig overgegaan op Microsoft Teams voor online samenwerken. Sommige zetten daarmee zelfs, onder druk van de omstandigheden, hun eerste stap in de cloud. Dat betekent dat er op het gebied van adoptie en beheer nog veel dingen moeten worden ingeregeld. Het is verleidelijk om zo’n operatie als een ‘IT-feestje’ te beschouwen, maar in de praktijk blijkt dat je Communicatie net zo hard nodig hebt. 

Niet alleen IT staat in de hoogste versnelling door de coronacrisis, die ons allemaal dwingt om thuis te werken. Ook op de communicatieafdelingen is het extreem druk. Interne en externe crisiscommunicatie, in gesprek blijven met medewerkers en management, het nieuws bijhouden en afwegen wat dat voor de organisatie betekent: het takenpakket van Communicatie is geëxplodeerd sinds dit voorjaar. En ook in de versnelde adopties van Microsoft Teams die we bij veel bedrijven zien heeft Communicatie een belangrijke rol. De communicatiemanager is hier de brug tussen IT en gebruiker, met als belangrijkste taak om te werken aan draagvlak voor veranderingen.  

De adoptie van Teams: hoe het zou moeten gaan...

De veranderingen zijn veel meer dan alleen technisch. Als je Teams uitrolt naar je organisatie, kies je meteen ook voor een nieuwe manier van werken. Je zet de eerste sap naar een volwassen Modern Workplace. Als je dat als een technische aanpassing beschouwt en presenteert, heb je bijna de garantie dat het verkeerd afloopt. Bij Portiva beheersen we dit soort processen daarom normaal met ons Modern Workplace Maturity Model. We werken binnen het model altijd parallel over drie assen: mensen, proces en technologie. 

Modern Workplace Maturity Model

Op iedere as doorloopt een organisatie drie opeenvolgende fasen: 'aanzetten', 'effectief inzetten' en 'optimaal benutten'. Waar IT zich met de techniek bezighoudt en de business zich waarschijnlijk vooral met de processen bemoeit, ligt de focus van communicatie op het 'People'-gedeelte. Communicatie moet zorgen voor draagvlak, luisteren naar feedback en medewerkers betrokken houden, zodat ze niet thuis gaan 'zwemmen' omdat ze moeite hebben om hun werk te doen. Tegelijk is communicatie belangrijk voor gedragsverandering. Die is nodig voor het optimaal gebruiken van de beschikbare tools en het aanpassen van werkafspraken aan de nieuwe situatie. IT wil ondertussen vooral dat alles beheersbaar en veilig blijft. Het succes van allebei ligt in de combinatie, en dus in de samenwerking

Aanpak in fasen

Het voordeel van een gefaseerde aanpak, is dat je niet alles tegelijk hoeft te doen. Het model zorgt ervoor dat je geen aspecten vergeet. Als je zorgt dat je op alle drie de assen vooruitgang blijft boeken, weet je dus zeker dat je op weg bent naar een succesvolle adoptie. Uit ervaring weten we dat een adoptie het beste loopt als we IT en Communicatie allebei aan tafel hebben. Want wij nemen onze kennis van adoptieprocessen mee, maar zij kennen hun organisatie en zijn de mensen die het uiteindelijk moeten gaan doen. 

Adoptie van Teams: de 2020-versie...

Dat is dus hoe we het normaal doen. Maar in 2020 ging er bijna niets normaal, en dat gold ook voor Teams-implementaties. Niet alleen waren er heel veel, ze gingen meestal ook extreem snel. Bij het versneld uitrollen van Teams was er vaak geen tijd voor het opstellen van een doordachte visie en het maken van een communicatieplan. Dat is een achterstand die Communicatie nu moet inhalen. Aan de IT-kant bleven governance, security en het integreren van Teams in de werkprocessen achter. Dat zijn uitdagingen voor IT en Communicatie samen. Want juist dit zijn onderwerpen de niet alleen over techniek, maar ook over menselijk gedrag gaan.

Naar je gebruikers luisteren

Heb je het over werkprocessen, dan blijkt al gauw dat je niet alles kunt digitaliseren. Toch zien we vanuit IT vaak een neiging om de menselijke kant van veranderingen te onderschatten en digital tot de nieuwe norm te verheffen. Omdat bijna alles kan, lijkt het efficiënt om dus ook zo veel mogelijk te automatiseren. Communicatie heeft een cruciale rol in het overbruggen van de kloof die er vaak is tussen IT en gebruikers op dit gebied. Samen kunnen IT en Communicatie zorgen dat gebruikers gehoord worden. Want alleen de gebruikers kunnen vertellen wat zij nodig hebben voor thuiswerken. Door samen op te trekken met Communicatie, kan IT beter luisteren naar gebruikswensen. 

Effectief gebruik faciliteren en aanmoedigen

Om de volledige potentie van Teams te benutten, is er ook proactieve communicatie nodig naar de gebruikers. Teams komt pas echt tot zijn recht als het een centrale rol krijgt in het dagelijks werk, terwijl het nu vaak nog alleen als een vergadertool gezien wordt. Om de stap te maken naar effectief samenwerken in Teams is er sturing nodig. Applicaties worden het effectiefst ingezet als IT en Communicatie samen zorgen dat het volledig helder is welke app binnen jouw organisatie voor welk doel gebruikt wordt en tegelijkertijd de kennis leveren die gebruikers nodig hebben. Webinars en trainingen zijn middelen die we daar vaak voor inzetten. 

Blijven samenwerken

Het doorvoeren van governance- en securitybeleid leidt tot technische veranderingen die gebruikers niet altijd meteen begrijpen. Dat roept vragen en klachten op, die bij Communicatie terechtkomen. Om daarop voorbereid te zijn, is er continu overleg en samenwerking nodig. Als de mensen van Communicatie weten welke bedreigingen IT ziet en welke maatregelen ze nemen, kunnen ze anticiperen op vragen van gebruikers. Op het gebied van beveiliging zijn techniek en awareness allebei onmisbare componenten. Je kunt nu eenmaal niet alles 100% beveiligen, dus zal gebruikersgedrag altijd een belangrijke factor blijven. Hetzelfde geldt natuurlijk voor het uitrollen van nieuwe functies, migraties of updates. Als je dat doet zonder goede communicatie krijg je nooit het draagvlak dat je nodig hebt. 

Samen op weg naar een volwassen digitale werkplek

Veel organisaties draaien inmiddels op Teams, maar zijn qua adoptie nog lang niet waar ze zijn moeten. En nog steeds lopen veel IT- en Communicatieafdelingen op hun tandvlees, door steeds veranderende omstandigheden. Toch is het tijd om up to speed te komen en de adoptie van Teams systematisch een stap verder te helpen. Het is een proces dat tijd en energie kost, maar het levert je veel op. En het lukt alleen als IT en Communicatie samenwerken. 

Meer weten?