Klantcase: Valo Intranet voor Staples Solutions

Internationaal samenwerken in een moderne look & feel

 

Staples Solutions is een bedrijf met een duidelijke missie: zorgen dat iedereen optimaal presteert op zijn werkplek. Ook intern heeft het bedrijf hoge ambities. Implementatie van een modern, gebruiksvriendelijk Office 365-intranet hoort daar bij.

Toen Staples Solutions na een reorganisatie moest worden losgemaakt van het moederbedrijf, moesten ook de IT-systemen worden ontkoppeld. Wat het intranet betrof moest Staples Solutions een keuze maken: óf het oude intranet dupliceren, óf een nieuwe oplossing implementeren. Uiteindelijk koos Staples Solutions voor Valo, een intranet op basis van Office 365.

De belangrijkste aanjager van dit proces, en verantwoordelijk voor het bij elkaar brengen en op één lijn houden van alle betrokkenen, was Messalina Tiro, hoofd interne communicatie bij Staples Solutions. We spraken deze gedreven communicatiespecialist over het project en over de samenwerking met Portiva. Net als Staples heeft ook Messalina een duidelijke missie: ‘Ik wil zorgen dat iedereen de informatie heeft die nodig is om onze klanten te helpen, zodat we kunnen verkopen en groeien.’

“Ik wil zorgen dat iedereen de informatie heeft die hij of zij nodig heeft om onze klanten te helpen, zodat we kunnen verkopen en groeien.”

Valo Office 365 intranet: volledige oplossing, moderne gebruikerservaring

 

Het bestaande intranet was opgebouwd uit grotendeels verouderde technologie en werd bovendien niet breed gebruikt, mede omdat het niet meertalig was. Messalina: ‘Het werd eigenlijk alleen gebruikt door het hoofdkantoor. En dan ook voornamelijk om bestanden op te slaan, niet om nieuws te delen. Staples Solutions is een internationaal bedrijf met veel verschillende nationaliteiten. Zo’n 60% van onze medewerkers communiceert voornamelijk in zijn moedertaal. Een meertalig platform was dus belangrijk om te zorgen dat zij het ook echt gingen gebruiken. We wilden ook een modern platform, dat zou groeien en zich ontwikkelen. Een volledige oplossing ook, waar we geen maatwerk meer aan toe hoefden te voegen.

Mensen zijn zo gewend aan moderne technologie als het gaat om hun online gebruikerservaring. Meestal zijn de systemen van de werkgever veel minder mooi en geavanceerd dan wat ze privé gebruiken. Ik hoop ze met Valo een ervaring te bieden die past bij wat ze gewend zijn. Want Valo ziet er gewoon erg mooi uit. Dat bevalt me er denk ik nog het meest aan. Bij Staples Solutions willen we het werken voor mensen makkelijker maken. En dat wil ik ook voor onze eigen mensen.’

Leuk aan deze case is dat Valo aan Staples Solutions werd aangeraden door een andere Portiva-klant: ‘We hoorden van Valo via een collega bij VodafoneZiggo en Portiva kwam meteen naar voren als implementatiepartner. We hadden het heel snel nodig, dus we hebben die beslissing ook heel snel genomen.’

“Ik wil zorgen dat iedereen de informatie heeft die hij of zij nodig heeft om onze klanten te helpen, zodat we kunnen verkopen en groeien.”

Verschillende vestigingen, verschillende talen, verschillende sites

 

Meertaligheid is voor Valo geen enkel probleem. Alleen gebruiken verschillende Staples Solutions-vestigingen ook verschillende apps. Dat resulteert in afwijkende navigatiestructuren per vestiging. Messalina: ‘We hebben dat nu opgelost door 14 verschillende sites uit te rollen met verschillende talen en navigatie. Aan de ene kant helpt het bij de adoptie van Valo dat iedereen met zijn eigen apps en navigatie kan werken, aan de andere kant moeten we uiteindelijk wel toe naar uniforme navigatie. Dat consolidatieproces loopt nu. We hebben in het hele project nauw met Portiva samengewerkt. Ze zijn heel snel en dienstverlenend en kunnen echt de brug slaan tussen IT en business.’

Aandacht voor workflows

 

Met 14 lokaal beheerde sites in verschillende talen moet je extra aandacht hebben voor het verspreiden van content. Het publiceren van nieuws verloopt dus via een gestructureerde workflow: ‘Als wij hier op het hoofdkantoor een nieuwsbericht maken dat op alle lokale sites moet komen, zetten we dat in een flow die is gemaakt in SharePoint. Dat is echt een heel flexibel systeem met heel veel mogelijkheden. Het bericht komt dan bij de lokale beheerders, die het zelf vertalen. Hun eigen berichten zetten zij er uiteraard zelf op, waardoor alle sites een mix van bedrijfsbreed en lokaal nieuws laten zien. We kunnen ook aangeven of een bericht bovenaan de sites in de berichtencarousel moet komen, zodat dat op alle lokale sites gebeurt.’

Breng de champions samen

 

Het organiseren van adoptie en training bij een internationale, meertalige implementatie is een uitdaging op zich. Dit heeft Staples dan ook bijzonder serieus aangepakt: ‘We hebben een volledige interne adoptiecampagne opgezet. Iedere vestiging heeft een superuser. Deze superusers, die we ook wel champions noemen, kregen hier drie dagen training en informatie zodat ze hun kennis lokaal weer konden verspreiden. Als ik iedereen die zo’n proces doorloopt één advies mag geven: zorg dat je je champions in het begin op één locatie samenbrengt. Zo ontstaat er een verbinding en is het later, als iedereen weer op zijn eigen werkplek is, veel makkelijker om de telefoon op te pakken of op een andere manier contact te zoeken. Dat heeft ons echt geholpen om dit voor elkaar te krijgen.’

Deel van een groter proces

 

‘We moesten veel zorg besteden aan adoptie, want er zijn binnen het bedrijf zo veel verschillende transformaties gaande dat mensen soms door de bomen het bos niet meer zien. We hebben posters gemaakt, hype gecreëerd en samengewerkt met andere afdelingen voor zoveel mogelijk aandacht en draagvlak. En in zekere zin zijn we nog steeds in het adoptiestadium. Het gebruik van Valo neemt toe – een mooi voorbeeld daarvan zijn onze Sales-mensen die het nieuwe intranet met onze hulp hebben ingericht als een one stop shop voor alle informatie die zij nodig hebben in het verkoopproces – maar over het hele bedrijf gezien zijn we er nog lang niet. Het wordt wel opgepikt. Vooral bij de kleinere kantoren is het nieuwe intranet een belangrijke informatiebron. We horen daar dingen als: “Nu kan ik eindelijk alle informatie op één plek vinden”. Maar Valo inzetten moet voor iedereen een gewoonte worden. Omdat we ook bezig zijn met het implementeren van Office 365 zie ik dit wel als deel van een groter proces, waarin het gebruik van Office 365 en de inzet van Valo uiteindelijk op een natuurlijke manier bij elkaar komen.’

Neem contact op voor meer informatie!

Stel direct je vraag

Neem contact op

info@portiva.nl

Coltbaan 4E
3439 NG Nieuwegein

+31 (0)85 - 489 1008

Meer informatie?