Klantcase: Portiva realiseert Valo Intranet voor EBN

EBN: Valo-intranet met maatwerk

 

Staatsdeelneming EBN is een echte kennisorganisatie. 80 Hoogopgeleide professionals houden zich dagelijks bezig met opsporing, winning en opslag van olie, gas en geothermie (aardwarmte). Online samenwerken en communiceren zit inmiddels diep geworteld in de processen.

Het doel van EBN is om op een veilige en duurzame manier bij te dragen aan de energietransitie van ons land. Daarvoor heeft de organisatie veel kennisprofessionals in dienst die elkaar goed kennen. Dat zorgt voor een open en op samenwerken gerichte sfeer. In 2017 werd een organisatiewijziging ingezet, met een andere managementstructuur en thematisch georganiseerde teams. Tevens was er behoefte aan een moderner en beter te onderhouden intranet. Valo Intranet voldeed, met een aantal aanpassingen, perfect aan de eisen. Dit was het eerste project van Portiva voor EBN.

We spraken erover met Maartje Vermeer, Communications Advisor bij EBN en Sander de Waal, ICT Technical Specialist.

Een goed moment?

Vermeer: ‘Aan de ene kant was het een goed moment om nieuwe samenwerkingssoftware te introduceren. Aan de andere kant moesten we wel veel tegelijk doen. Daarom was het belangrijk dat we een partner hadden die de afspraken goed nakwam.’

De Waal: ‘De migratie was ook grotendeels ingegeven door de techniek. We hadden een on-premises intranet met veel maatwerk. Dat was niet meer te onderhouden. We wilden het ook voor de toekomst goed doen.’

 

Het project startte in mei met een inventarisatie van de wensen. Het originele plan was om het nieuwe intranet voor de zomer live te zetten, maar EBN besloot tot 1 september tijd te nemen. Begin augustus waren bouw en technische migratie klaar. De laatste maand werd gewerkt aan het migreren van de content. Het project werd dus, dankzij een gezamenlijke inspanning van EBN en Portiva, keurig op tijd opgeleverd.

 

“Het bijzondere van Portiva zit hem vooral in de manier van communiceren.”

 

Hoe zijn jullie bij Portiva terechtgekomen?

De Waal: ‘Onze vorige SharePoint-partner gaf aan dat zij bepaalde dingen die wij wilden niet konden leveren. Zij verwezen ons door naar Portiva en dat beviel ons meteen goed. Wij wilden werken met een partner waar we iets betekenden. We waren bang om te verzuipen bij een grote dienstverlener. Portiva voldeed aan die eis. Het bijzondere van Portiva zit hem vooral in de manier van communiceren. Duidelijke afspraken maken en die ook nakomen. Ze denken mee, maar beloven je geen gouden bergen. Soms zeggen ze dus nee als je iets vraagt. Dat valt dan wat tegen.’

Vermeer: ‘Klopt. Maar ze konden het altijd goed uitleggen en er werd steeds open gecommuniceerd.’

 

Snel meters maken 

EBN heeft op aanraden van Portiva Valo gekozen als nieuw intranet, een standaardpakket. Het komt vaak voor dat organisaties daar huiverig voor zijn. Speelde dat bij jullie ook?

De Waal: ‘Ja, maar maatwerk had ook zo zijn nadelen. Valo is een goed framework en we hadden maar kort de tijd voor de implementatie. Omdat Portiva veel ervaring heeft met Valo konden we snel meters maken. We zochten een product dat meteen werkte en ook blijft werken als Office365 verandert. Dat is met maatwerk moeilijk te bereiken. Ook met het oog op de toekomst was compatibiliteit met Microsoft een belangrijk argument.’

 

“Omdat Portiva veel ervaring heeft met Valo konden we snel meters maken.”

 

Vermeer: ‘Valo leek qua look and feel ook erg op wat we hadden. Dat was een groot voordeel. Functioneel sloot het ook goed aan bij onze wensen. Dat wil niet zeggen dat we geen eisen hadden. Dit was niet ons eerste intranet…’

De Waal: “Ik geloof dat dit ons vijfde intranet is!”

Vermeer: “…dus we hadden wat historie. We waren een intranet met veel maatwerk gewend en dat werd veel gebruikt. We wilden dat onze medewerkers geen functionaliteit zouden verliezen. Een intranet is persoonlijk voor een bedrijf.”

 

Leuke, sociale dingen

De Waal: ’Het ging eigenlijk om hele simpele dingen. Een smoelenboek. Wie is er in het gebouw? Dat is hier verplicht voor de beveiliging. Wie zijn de eerste drie jarigen? Dat stukje werd enthousiast gebruikt. We hebben steeds de functionaliteit die het meeste plezier gaf meegenomen. De leuke, sociale dingen lokken mensen naar het intranet. Naar mijn mening ben je met alleen SharePoint en Valo echt nog niet klaar. Je moet investeren om er echt jouw intranet van te maken.’

Vermeer: ’We zijn ook afhankelijk van collega’s voor de content, dus het is belangrijk dat iedereen enthousiast is. We waren ook behoorlijk kritisch op hoe het eruit zag, dus Portiva heeft ook veel aan de vormgeving gedaan.’

 

De implementatie van het intranet gebeurde agile, met iedere twee weken een bijeenkomst waar Portiva bevindingen en commentaar verzamelde en waar duidelijke afspraken werden gemaakt over planning en budget.

 

De Waal: ‘Dat was wel belangrijk, want de bouw gebeurde bij Portiva en niet hier. We hadden dus geen zicht op de bestede uren. We konden wel steeds meekijken met de wijzigingen in de software. Het was trouwens geen 100% Portiva-feestje. De onderliggende Office365-migratie werd deels gedaan door onze infrastructuurpartner. Portiva wilde daar liever meer controle over hebben, maar de samenwerking liep goed.’

 

Water uit de kraan

Adoptie van een nieuw intranet is vaak een uitdaging. Binnen EBN speelt dat minder, omdat het oude intranet al intensief gebruikt werd.

Vermeer: ’Het intranet is het interne communicatiemiddel. Veel kennisdeling gebeurt daar, zodat we de hoeveelheid mail beperken. Tegelijkertijd zaten we wel midden in een reorganisatie. De communicatiecampagne was daardoor minder uitgebreid dan gepland. We hebben de migratie aangekondigd op de schermen die overal op kantoor hangen. Daarna hebben we ons nieuwe intranet  live gezet. En dat ging eigenlijk prima.’

De Waal: ‘Het is heel natuurlijk en intuïtief. Je gebruikt het gewoon, als water uit de kraan. De functionaliteit was 1 september ook vrijwel helemaal goed. Je blijft natuurlijk puntjes op de i zetten, maar we doen ook veel zelf. Voor vragen bellen we Portiva. Zo adviseerden ze ons bijvoorbeeld over toegangsrechten. Zo’n sociaal intranet nodigt uit tot delen en samenwerken en dat is goed, maar je wil niet dat daar datalekken uit voortkomen.’

 

“Valo is heel natuurlijk en intuïtitief. Je gebruikt het gewoon.”

 

Hoe verloopt de samenwerking nu het intranet is opgeleverd?

De Waal: ‘Het is binnen Portiva nu overgedragen naar beheer. Dat gaat tot nu toe perfect. We spreken nu wisselende mensen, maar de overdracht intern is goed. Ik moet wel zeggen dat we nog geen spoedeisende zaken gehad hebben.’

 

Wat brengt de toekomst bij EBN. Gaan jullie SharePoint en Office 365 nog breder toepassen?

De Waal: ‘Je gaat met een pakket als Office 365 vanzelf spelen. Jaarlijks gaan wij als EBN’ers samen op skivakantie. Onlangs maakte een collega een SharePoint form aan voor de inschrijving. Maar  in de toekomst volgen vanzelf ook de meer zakelijke toepassingen.’

Vermeer: ‘Onze collega’s zijn slim en onderzoekend van aard. Daardoor ontdekken ze de mogelijkheden vaak eerder dan wij. Sander heeft de eerste projectsite gemaakt voor een collega, toen wilden anderen dat ook. We werken veel online samen met partners. We mailen documenten en takenlijsten niet rond, maar zetten ze op SharePoint. Dat werkt goed en geeft een mooie uitstraling.’

 

Meer weten?

Bekijk het gratis webinar
Met Valo Intranet voorzie je jouw organisatie snel van een compleet intranet. Wil je meer weten over Valo en wat het voor jou kan betekenen? Kijk dan ons on-demand webinar.

Neem contact op voor meer informatie!

Stel direct je vraag

Neem contact op

info@portiva.nl

Coltbaan 4E
3439 NG Nieuwegein

+31 (0)85 - 489 1008

Meer informatie?