Zenith Energy Management: krachtig documentmanagement voor HSSE-documentatie
Zenith Energy Management is een dienstverlener op het gebied van opslag en logistiek van ruwe olie, petrochemische producten en andere bulkgoederen. Het bedrijf bouwt in hoog tempo aan een netwerk van terminals rondom de Atlantische Oceaan, met vestigingen in Amsterdam, Ierland en Colombia. Portiva hielp Zenith bij het realiseren van documentmanagement op het gebied van Health, Safety, Security and Enviroment (HSSE).
Veiligheid en het beschermen van het milieu horen tot de kernwaarden van het bedrijf. Nora Pitz, sinds september 2016 HSSE-manager bij Zenith, is verantwoordelijk voor het documentmanagement dat daarbij hoort. Ook onderhoudt ze de contacten met alle bevoegde organisaties.
De basis moet op orde zijn. Als je een huis bouwt vanaf het dak wordt het niks.
Haar belangrijkste uitdaging daarbij was tot voor kort het organiseren van compliancy van document control. Pitz: ‘Het doel van wat ik hier doe is het beschermen van mens, milieu en installaties. Dat begint bij documenten en werkinstructies. Die basis moet op orde zijn. Als je een huis bouwt vanaf het dak, dan wordt het niks. Je kunt alleen afspraken maken als je allemaal over hetzelfde praat.’
Handwerk en lokale kopieën
Het systeem dat Pitz in 2016 aantrof voldeed niet de normen van de moderne tijd: ‘De status van documenten werd in Excel bijgehouden. Datum, status en eigenaar moesten na een wijziging met de hand worden ingevoerd. Due dates en revision dates werden handmatig in de documenten zelf gezet. Als je dat zo doet, gaan versies uit elkaar lopen. Er waren dus documenten in gebruik die long overdue waren en niet up to date. Ook waren er soms vijf of zes versies van een document in omloop. Documenten werden per e-mail rondgestuurd en er waren verschillende lokale kopieën. Er was al een SharePoint-systeem en daar stonden de documenten ook. Dan heb je én papier, én schijven, én SharePoint en wordt het heel moeilijk te bepalen wat de goede versie van een document is.
Eén waarheid
Hoewel de operaties van Zenith altijd veilig, milieuvriendelijk en volgens alle eisen verliepen, was het hoog tijd om het arbeidsintensieve documentmanagement opnieuw in te richten. Ook was het voor de communicatie met overheden en controlerende instanties belangrijk dat er ‘één waarheid’ kwam voor ieder document. Pitz: ‘Ik ben begonnen met het intern verzamelen en opsporen van documenten. Tegelijkertijd ben ik gaan nadenken over hoe we het beter konden aanpakken. Op mijn verzoek is er toen gekozen om een nieuw systeem op basis van SharePoint te realiseren. In het nieuwe systeem wilde ik alles digitaal op één plek hebben. Het proces van maken, aanpassen, goedkeuren en ondertekenen moest zo min mogelijk menselijke interventies hebben. Want iedere keer dat je een handmatige handeling doet, is er kans op fouten.’
Iedere keer dat je een handmatige handeling doet, is er kans op fouten.
Krachtig en eenvoudig te gebruiken
Op verzoek van de mensen van Zenith kwam Portiva met een voorstel. We voerden een analyse uit van de businessprocessen en kwamen zo tot plan voor een krachtig en eenvoudig te gebruiken systeem dat Zenith in staat stelde om alle aspecten van hun HSSE-documentmanagement volledig te controleren. Pitz over het resultaat: ‘Nu gebruiken we SharePoint als centraal documentbeheersysteem. Eigenaar, afdeling, approver: allemaal direct gelinkt met Office 365. De eigenaar kan het document aanpassen en iedereen blijft dezelfde versie zien. We beperken het aantal mensen dat het document kan aanpassen.’
Digitaal goedkeuren en ondertekenen
Niet alleen het verspreiden en beheren van documenten, ook het goedkeuren en ondertekenen ervan werd gedigitaliseerd. Om aanpassingen te kunnen doen, moet de gebruiker het document uitchecken. Wijzigingen kunnen op die manier nooit door elkaar gaan lopen. Uiteindelijk ondertekent een approver het document digitaal.
Na de digitale handtekening ziet iedereen meteen de nieuwste versie
Pitz: ‘Eerst moest een administratief medewerker de definitieve versie uitprinten, fysiek laten ondertekenen en daarna scannen en opslaan in een andere map op SharePoint. Dat is nu niet meer nodig. Na deze digitale handtekening is het document definitief en ziet iedereen meteen de nieuwste versie. En wat we ook gedaan hebben: gebruikers kunnen documenten nog wel afdrukken, maar het systeem zet dan automatisch onderaan de pagina Not controlled when printed. Zo weet iedereen dat alleen de versie in het DMS de meest recente goedgekeurde versie is.’
‘Read and understood’
Sommige documenten moeten ook zichtbaar zijn voor externen. Daarvoor kreeg het systeem een apart gedeelte: de contractor portal. Omdat externe contractors vaak met gevaarlijk stoffen te maken hebben of werk doen met veiligheidsrisico’s, vraagt Zenith ze om via die portal bijvoorbeeld de lascertificaten van hun medewerkers te uploaden. De portal krijgt binnenkort ook een functie ‘read and understood’. Daar kunnen mensen dan digitaal tekenen en daarmee aangeven dat ze de veiligheidsvoorschriften hebben gelezen.
Het moest wereldwijd te gebruiken zijn, met minimale aanpassingen.
Herbruikbaarheid
Een deel van de waarde van het nieuwe systeem zit hem in de herbruikbaarheid ervan. Vanaf het begin zag Pitz een systeem voor zich dat op alle huidige en toekomstige locaties gebruikt kon worden: ‘Wij werken er in Amsterdam met ongeveer 70 mensen mee. Maar ik wilde geen systeem maken voor Amsterdam, om daarna in Bantry, Palermo en Hamburg opnieuw te beginnen. Het moest meteen wereldwijd te gebruiken zijn, met minimale aanpassingen. We hebben dus één template gemaakt, dat één-op-één toepasbaar is voor een andere terminal.’
Kevin is echt een topper.
Toekomstige samenwerking?
Het werk bij Zenith werd steeds gedaan door één van onze consultants, die nauw samenwerkte met Pitz: ‘Eerst was Raymond Peters, functioneel consultant, fulltime bij ons. Later werd hij vervangen door Kevin van Gelderen, ook functioneel consultant. Allebei zijn zij echt hartstikke goed. Kevin heeft uiteindelijk het DMS gemaakt, op mijn aanwijzingen. Hij is echt een topper en het werkt nu dus ook zoals ik het wilde. Ik weet niet of het ervan komt, want wij zijn hier vooral bezig met operationele software en veel minder met Office en SharePoint, maar het zou leuk zijn om nog een keer samen te werken.’
