HR dossierbeheer

Een efficiënt digitaal personeelsdossier begint met goed documentmanagement. Voeg daar geautomatiseerde werkprocessen, persoonlijke inzichten en business intelligence aan toe en u heeft een HR-systeem waar u de toekomst mee in kunt.

In een personeelsadministratie bevinden zich gemiddeld zo’n 40 typen documenten. Daarbij gaat het om arbeidsovereenkomsten, leenovereenkomsten voor telefoons of laptops, ID’s, verlofaanvragen, officiële waarschuwingen, evaluaties, et cetera.

Hoeveel mapjes zijn dat?

Veelal zitten deze documenten in papieren vorm in archiefkasten. Dit zijn de welbekende hangmapjes van de Afdeling Personeelszaken. Heeft u ook zo’n archiefkast? En weet u wat er precies in al die dossiers zit? Weet u zeker dat u voldoet aan alle regels, intern en extern? En als u dat wilt controleren, moet u dan een medewerker een paar honderd dossiermappen laten doornemen? Dat werkt toch niet, of wel?

Dynamisch personeelsdossier

Digitale HR-dossiers van Portiva maken definitief een einde aan het handmatig sorteren en verwerken van personeelsdossiers. Op basis van het Document Management System (DMS) van Microsoft SharePoint bouwen wij dynamische personeelsadministraties die voldoen aan de eisen van nu. Binnen zo’n dynamisch systeem zijn alle documenten digitaal beschikbaar en worden ze voorzien van uitgebreide metadata. Die metadata kan overal uit bestaan, maar bevat in ieder geval het documenttype en de expiratiedatum van het document. Dat betekent dat u op ieder moment precies kunt zien wat er in ieder personeelsdossier zit en wanneer het aan actualisatie toe is.

De antwoorden die u zoekt

Er is nog meer mogelijk met dynamische personeelsdossiers. Stelt u zich voor dat in een een fractie van een seconde de volgende vragen beantwoord kunt krijgen:

Welke tijdelijke contracten lopen er de komende drie maanden af?
Hebben we van al onze medewerkers geldige ID’s in het dossier zitten?
Welke declaraties moeten er nog worden afgehandeld?
U kunt zelf vast nog meer vragen bedenken waar u graag zonder papieren documenten te doorzoeken anwoord op zou willen hebben. Met een HR-systeem op basis van SharePoint DMS zijn al uw dossiers vindbaar, doorzoekbaar en up-to-date en heeft u uw antwoorden binnen handbereik.

Persoonlijke inzichten

Omdat alle gegevens en documenten zijn opgeslagen in SharePoint, kunnen ze ook worden ontsloten voor de werknemer zelf. Zo heeft een werknemer bijvoorbeeld inzicht in verlofuren, bonusregelingen, ziekteverzuim, declaraties, overeenkomsten en evaluaties. Met een digitaal ontsloten personeelsdossier hebben werknemers zekerheid en duidelijkheid over zaken die belangrijk voor ze zijn. Ze zullen ook minder vaak bij Personeelszaken komen met vragen en dat scheelt tijd en geld.

Uw werkprocessen op orde

De volgende stap in digitaal HR-management is het automatiseren van werkprocessen. Een declaratie kan op elk moment, op elke plaats en ook mobiel worden ingediend met een gescande of gefotografeerde bon. Hij komt dan automatisch terecht bij de leidinggevende die de hem moet goedkeuren. Als dat gebeurd is, gaat hij naar de financiële administratie om te worden uitgekeerd. Ondertussen ziet de werknemer die het verzoek of de declaratie heeft ingediend op ieder moment precies wat de status is. Hetzelfde kunnen we maken voor verlofaanvragen. Zonder papieren formulieren en bonnetjes.

Ieder mogelijk dashboard

Doordat de workflows allemaal digitaal zijn verzamelt u ook een schat aan data. Hoe lang doen we gemiddeld over het afhandelen van een declaratie? Hoeveel kosten maken onze salesmensen als ze buiten de deur zijn? Het opsporen van bottlenecks en mogelijke besparingen wordt makkelijk. Zo kunt u de efficiency van Personeelszaken steeds verder verbeteren, terwijl processen voor alle betrokkenen ook steeds soepeler lopen.

Beveiliging, compliance en privacy

Misschien wel belangrijker dan efficiency zijn beveiling, compliance en privacy. Personeelsdossiers bevatten veel gevoelige informatie en de regels voor het beheer ervan zijn streng. Met een HR-systeem van Portiva kunt u zelf snel een audit uitvoeren op ieder aspect van uw administratie. Zo weet u precies of u aan alle regels en eisen voldoet. Ondertussen zijn de beveiliging en het toegangsbeheer van wereldklasse, dankzij de solide SharePoint-basis.

De voordelen:

  • Altijd up-to-date, altijd compliant
  • Efficiëntie door self-service
  • Persoonlijke inzichten voor uw medewerkers
  • Werkprocessen snel, papierloos en inzichtelijk
  • Minder uren besteden aan personeelsadministratie
  • Topkwaliteit in veiligheid en privacy

Werken zonder de zekerheid en efficiëntie van een goede, digitale HR-omgeving is echt geen optie meer.

Neem contact op voor meer informatie!

Stel direct je vraag

Gerelateerde oplossingen

Gerelateerde services

Gerelateerde technologie

Sander Vlamings

Sander Vlamings

Account Manager

Benieuwd wat Portiva voor uw organisatie kan betekenen?

Neem direct contact op:
06-38065476
svlamings@portiva.nl

Neem contact op

info@portiva.nl

Coltbaan 4E
3439 NG Nieuwegein

+31 (0)85 - 489 1008

Meer informatie?

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Stel je vraag
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
×
Solliciteer direct
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
×
Schrijf me in
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
×
Schrijf me in
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
×
Schrijf me in
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
×
Schrijf me in
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
×
Evaluatie
  • Denk hierbij aan de uitnodiging, de bevestiging, aanvullende informatie, bereikbaarheid, etc.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
×
Schrijf me in
  • Vul een waarde tussen 0 en 10 in.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
×

Blijf op de hoogte

Als CTO van Portiva hou ik je graag op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen.

Laat je email adres achter en we houden je op de hoogte. Bedankt!

Je hebt je succesvol ingeschreven voor onze nieuwsbrief!