VodafoneZiggo: een nieuw intranet binnen 2 maanden

Toen Ziggo en Vodafone in 2016 besloten te fuseren naar VodafoneZiggo, moest er binnen een paar maanden een intranetoplossing komen die werknemers van beide bedrijven met elkaar verbond. Portiva werd geselecteerd uit een longlist van aanbieders en realiseerde een intranet op basis van Valo.

Logo VodafoneZiggo

VodafoneZiggo ontstond in januari 2017 toen mobiele provider Vodafone en kabelinternet-aanbieder Ziggo werden samengevoegd. VodafoneZiggo kan nu het hele spectrum aan online diensten aanbieden. Door de fusie ontstond een bedrijf met ongeveer 8.000 medewerkers, 270 winkels en een groot aantal kantoren door het hele land.

 

Over Valo

Valo Intranet is een kant en klare intranetoplossing, gemaakt door het Finse bedrijf Blue Meteorite. Met Office 365 als basis draait Valo volledig in de cloud. Valo onderscheidt zich van andere oplossingen omdat het een intranet is dat mensen echt willen gebruiken en dat positief bijdraagt aan de bedrijfscultuur. Een goede zoekfunctie, prettige user experience, mobiele bruikbaarheid en naadloze communicatie zorgen daarvoor. Valo kan met minimale inspanning worden aangepast aan de huisstijl van een bedrijf. Omdat het een standaardproduct met alle benodigde functionaliteit kan het ook razendsnel operationeel zijn.

 

‘We hadden heel weinig tijd’

Allebei de bedrijven beschikten al over een volledig eigen intranet, maar het integreren van de twee zou veel te veel tijd hebben gekost. Pieter van Scherpenberg, intranet & community manager bij VodafoneZiggo, was nauw betrokken bij de selectie van Portiva als aanbieder. Daarna maakte hij deel uit van het team dat functionaliteit, opzet en design van het nieuwe intranet bepaalde. Hij was in het implementatieproces dus een belangrijke partner voor Portiva. Over de eisen aan het nieuwe intranet zegt hij:

“We hadden heel weinig tijd om ons voor te bereiden op de samenwerking tussen de twee bedrijven. Het was dus belangrijk dat we vanaf dag één een centrale plek hadden voor informatie, en dat iedereen met elkaar kon communiceren.”

Twee maanden om een intranet te bouwen?

Er moest, kortom, in korte tijd heel veel functionaliteit neergezet worden. Toen Portiva in oktober 2016 werd geselecteerd als leverancier, was er nog weinig tijd tot de deadline van 9 januari. Veel hing dus af van een soepele samenwerking tussen de mensen van Vodafone, Ziggo en Portiva. Van Scherpenberg: “We hadden november en december om een volledig intranet te realiseren. In die maanden waren er meestal twee of drie mensen van Portiva hier aanwezig, zowel IT’ers als functionele mensen. Met hen konden we regelmatig het ontwerp bekijken en we konden het goed over functionele dingen hebben. Dat werkte heel prettig.”

 

“We hadden twee maanden om een volledig intranet te realiseren.”

 

‘Je hebt meteen iets wat het doet’Valo Intranet VodafoneZiggo

Valo Intranet is een standaardoplossing. Dat betekent: zonder bouw- en codeerwerk heel snel een intranet met alle belangrijke functies. Dat deze aanpak nog niet helemaal is ingeburgerd, merkten we ook in het voortraject bij VodafoneZiggo. Of, zoals Van Scherpenberg het lachend zegt: “Je vindt je bedrijf toch eigenlijk te bijzonder voor een oplossing die bij iedereen past.”  Vooral de strakke deadline dicteerde uiteindelijk de keuze voor een out-of-the-box product. De mogelijkheden van Valo waren ook een factor bij het kiezen voor Portiva.

 

“Werken met Office 365 is echt een stap vooruit.”

 

“Bij de drie bureaus op de shortlist was er één die alles van de grond af wilde bouwen. Dat zagen we binnen deze planning gewoon niet gebeuren. Het grote voordeel van Valo is dat je meteen iets hebt dat het doet.” Toch is implementatiesnelheid niet de enige reden geweest waarom VodafoneZiggo voor Valo koos. De overgang naar Valo was ook meteen een overgang naar Office 365 en dus naar de cloud: “Het is een mooie beslissing geweest om met Office 365 te gaan werken en om voor de meest uitgebreide variant te kiezen met alle apps. Zo heb je meteen alle mogelijkheden om te communiceren en samen te werken. Het is echt een stap vooruit, vooral ook omdat we de oplossing nu verder kunnen uitbouwen. Het beheren van het intranet werkt lekker en het is erg fijn om altijd met de nieuwste versie van alle software te werken.”

 

Ook op het gebied van mobiel gebruik was Valo een grote stap vooruit. Hoewel VodafoneZiggo op dat gebied wel aanvullende eisen had: “We hebben er wel een vormgever bij gehaald om het helemaal mobile-first te maken. Dat is het enige maatwerk dat we echt wilden hebben.”

Waar moet ik heen als het printerpapier op is?

Standaard hoort Yammer, het sociale bedrijfsnetwerk van Microsoft, bij Valo. Maar binnen Vodafone was de discussie over nut en noodzaak van enterprise social nog niet beslecht. Van Scherpenberg legt uit: “Er waren best wel wat zorgen over het introduceren van Yammer op zo’n moment. Ik bedoel: wat roep je over jezelf af met zo’n open kanaal in een tijd van reorganisatie? Bij Ziggo hadden we hier gelukkig al ervaring mee en we blijken er juist veel aan te hebben. We kunnen de stemming onder de mensen peilen, nieuwe collega’s kunnen elkaar vinden en elkaar de weg wijzen. Er lopen ineens Ziggo-mensen rond in Vodafone-kantoren en andersom. Als het printerpapier op is moeten die toch weten waar ze heen moeten. En het antwoord blijft bewaard, dus anderen hebben er ook wat aan.”

 

Probleemloze deployment

Deployment van een kant en klaar cloudproduct heeft veel voordelen boven installatie van een maatwerkoplossing. Dat bleek ook in dit geval. “Deployment? Dat ging probleemloos. Tenminste, ik bekijk het functioneel. Het kan best zijn dat er af en toe wat technische dingetjes waren, maar daar heb ik niets van gemerkt. In heel korte tijd hadden we een platform waar alle basisinformatie op stond en dat aan alle verwachtingen voldeed. Toen we live gingen stonden er nog wel veel verwijzingen op naar het oude intranet, maar dat kunnen we nu geleidelijk oplossen.”

 

“Portiva is snel en probleemoplossend ingesteld.
We kunnen goed met ze schakelen.”

 

 

Alexander_Broere_Portiva_Pieter_van_Scherpenberg_VodafoneZiggo

Alexander Broere (Portiva) en Pieter van Scherpenberg (VodafoneZiggo)

Op dit moment is de eerste oplevering van het intranet van VodafoneZiggo weliswaar achter de rug, maar er wordt nog hard gewerkt aan uitbreidingen en aanpassingen. Ook daarbij speelt Portiva een belangrijke rol. “Portiva is snel en probleemoplossend ingesteld. We kunnen goed met ze schakelen. Hun Service Delivery Manager Alexander Broere is voor mij het aanspreekpunt. Met hem bespreek ik functionele uitbreidingen en wijzigingen. Ondertussen zijn veel mensen ook bezig met technische zaken rondom de migratie. Er loopt dus veel tegelijk, maar ondanks dat loopt alles goed.”

 

Volgende stappen: UX, meertaligheid, TeamSite en OneDrive

Welke functionele aanpassingen komen er dan op het moment zoal langs? Daarbij gaat het, naast het migreren van content, vooral om user experience. “We hebben best weinig tijd gehad om daarover na te denken. Wat zet je waar? Hoe bouw je dingen op? De komende tijd gaan we daar, samen met Portiva, vervolgprojecten voor starten. Binnenkort lanceren we, ook samen met Portiva, de implementatie van TeamSite en OneDrive. Dat geeft ons nog meer mogelijkheden om beter samen te werken. Met TeamSite hebben we echt een homepage waarmee mensen meteen aan de slag kunnen.” In de originele specificaties stond ook dat het intranet tweetalig moest zijn (Nederlands en Engels). Omdat Valo dat destijds nog niet volledig ondersteunde wordt dat nu apart opgepakt. Ook performanceverbeteringen staan nog op het wensenlijstje van Scherpenberg.

 

Adoptie?

Een intranet komt pas tot zijn recht als het ook echt door iedereen gebruikt wordt. Adoptie is dus de komende tijd een belangrijk speerpunt voor VodafoneZiggo. Scherpenberg: “Portiva is daar gedeeltelijk bij betrokken, maar veel dingen pakken we ook zelf op. We hebben intern een aantal Digital Champions benoemd. Die worden door Microsoft opgeleid tot trainer en gaan dan de organisatie in om hun kennis te verspreiden. Overigens valt er aan zo’n Valo-intranet weinig te adopteren. Je gaat er gewoon mee aan het werk.”

 

“Er valt aan zo’n Valo-intranet weinig te adopteren.
Je gaat er gewoon mee aan het werk.”

 

Valo Customer Success Story of the Year

Met de uitgebreide en succesvolle implementatie van Valo Intranet bij VodafoneZiggo hebben wij op 4 mei de Valo Customer Success Story of te Year Award 2017 in ontvangst mogen nemen. Wij zijn ontzettend trots op deze erkenning. Het is de kroon op het project, dat mede door de goede samenwerking met zowel VodafoneZiggo als Valo tot dit succes heeft geleid.


Neem contact op

info@portiva.nl

Coltbaan 4E
3439 NG Nieuwegein

+31 (0)85 - 489 1008

Meer informatie?

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Blijf op de hoogte

Als CTO van Portiva hou ik je graag op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen.

Laat je email adres achter en we houden je op de hoogte. Bedankt!

Je hebt je succesvol ingeschreven voor onze nieuwsbrief!

Share This